La page Réservations de Little Hotelier vous permet de rechercher et d'exporter des données de réservation à l'aide d'une série de filtres, notamment le nom du client, la référence de réservation, le numéro de facture et le statut. Vous pouvez également utiliser le Calendrier pour effectuer une recherche par date d'arrivée ou de départ.
Rechercher des informations sur les réservations
Pour rechercher des réservations, accédez à Mes applications > Réception > Réservations et utilisez les filtres ci-dessous.
Vous pouvez filtrer par :
Nom de famille du client
Référence de réservation : saisissez tout ou partie de la référence de réservation
Numéro de facture : toutes les factures correspondant aux réservations filtrées apparaîtront dans les résultats
Type de date : sélectionnez Date d'arrivée, Date de départ ou Date de réservation dans la liste déroulante
Date de début / Date de fin : définissez la plage de dates pour le type de date sélectionné
Statut : sélectionnez Toutes, Annulée, Arrivée, Départ ou Confirmée dans la liste déroulante
Une fois vos filtres définis, cliquez sur Rechercher.
💡 Définissez votre plage de dates avant de lancer la recherche, ou laissez les champs de dates vides pour obtenir des résultats pour toute date.
Rechercher une réservation sans connaître les dates
Si vous souhaitez rechercher une réservation sans en connaître les dates exactes, vous pouvez :
sélectionner une large plage de dates à l'aide des champs Date de début et Date de fin, ou
laisser les champs de dates vides pour effectuer une recherche sur l'ensemble des dates.
💡 Si vous laissez les champs de dates vides, utilisez les champs Nom de famille du client, Référence de réservation ou Numéro de facture pour affiner vos résultats. Si la recherche renvoie trop de résultats, Little Hotelier n'affichera que les 31 premiers jours. Utilisez la fonction Exporter pour consulter l'ensemble des résultats.
Utiliser la recherche de réservations à des fins de reporting
La recherche de réservations est utile pour générer des rapports périodiques. Pour obtenir les résultats les plus pertinents :
effectuez une recherche sur une plage d'une semaine ou d'un mois, afin de pouvoir comparer des périodes de même durée ;
utilisez des filtres généraux plutôt que spécifiques : évitez de saisir un nom de client, une référence de réservation ou un numéro de facture, car cela rend la recherche trop ciblée pour un rapport.
➕ Par exemple, pour comparer les annulations entre l'été et l'hiver, effectuez deux recherches distinctes portant sur les réservations annulées avec des dates d'arrivée dans chaque saison. Exportez les deux résultats et comparez-les dans un tableur pour identifier les périodes de pointe des annulations.
Comprendre vos résultats de recherche
Une fois que vous avez cliqué sur Rechercher, vos résultats s'affichent sous forme de liste avec les colonnes suivantes :
Statut : indique si la réservation est Confirmée, Arrivée, Départ ou Annulée
Nom : le prénom et le nom de famille indiqués dans la section Contact principal
Référence : le numéro d'identification fourni au client pour une réservation unique, également appelé numéro de confirmation de réservation. Il comprend deux parties :
Code alphabétique : les premières lettres de la référence, indiquant le canal par lequel la réservation a été effectuée. Par exemple : LH = créée manuellement ou via votre moteur de réservation direct ; BDC = Booking.com ; EXP = Expedia ; ABB = Airbnb ; AGO = Agoda ; HWL = Hostelworld
Numéro de séquence : les chiffres qui suivent le code alphabétique. Chaque réservation possède une séquence de numéros unique.
Source : indique Extranet (créée manuellement), Direct (moteur de réservation direct) ou le nom du canal
Occupants : le nombre d'adultes, d'enfants et de nourrissons
Arrivée / Départ : dates d'arrivée et de départ
Réservée le : la date à laquelle la réservation a été créée
Heure d'arrivée estimée : l'heure d'arrivée estimée choisie par le client. Si le client n'a pas précisé d'heure d'arrivée, cette colonne affiche un tiret (-)
Chambre : le numéro de chambre attribué à la réservation
Total : le prix total de la réservation, y compris les suppléments, les taxes et les autres frais
Solde restant : tout montant en attente de paiement
Facture : le numéro de la facture la plus récente pour la réservation
Télécharger et exporter la liste des réservations
Vous pouvez exporter vos résultats de recherche sous forme de fichier CSV, qui peut être ouvert dans Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets ou des applications de tableur similaires.
Pour exporter un rapport de réservations :
Accédez à Mes applications > Réception > Réservations.
Définissez vos filtres et cliquez sur Rechercher.
Cliquez sur Exporter en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Le fichier est téléchargé sous la forme d'un tableur .CSV.
💡 Vous pouvez également utiliser le rapport d'entretien sous Réservations > Entretien pour donner au personnel une vue quotidienne des arrivées et de l'état des chambres.
Contenu du fichier CSV exporté
Le fichier exporté contient des colonnes supplémentaires qui ne sont pas affichées dans les résultats de recherche à l'écran. Les champs vides signifient qu'aucune information n'a été saisie ou que le champ ne s'applique pas à cette réservation.
Les champs marqués d'un (*) ne contiennent des données que si la réservation a été effectuée via votre moteur de réservation direct ou créée manuellement dans votre système de réception.
Informations de base
Référence de réservation
Date de réservation
Nom de l'établissement
Nom du canal (ou Extranet pour les saisies manuelles, ou Direct pour les réservations directes)
Informations sur le client
Prénom du client
Nom de famille du client
E-mail du client
Organisation du client
Adresse du client, adresse ligne 2, ville, région, pays et code postal
⚠️ Les numéros de téléphone des clients ne sont pas inclus dans le fichier exporté pour des raisons de sécurité.
Détails du séjour
Date d'arrivée
Date de départ
Durée du séjour (nuits)
(*) Heure d'arrivée
Commentaires du client
Statut
Statut (Confirmée, Arrivée, Départ ou Annulée)
Annulée le (date d'annulation, le cas échéant)
Chambres et tarifs
Types de chambres
Nombre de chambres
Chambres (nom ou numéro de chambre attribué)
Plans tarifaires
Tarification et paiements
Montant du sous-total (prix de la chambre uniquement, hors suppléments et autres frais)
(*) Montant par adulte supplémentaire
(*) Montant par enfant supplémentaire
(*) Montant par nourrisson supplémentaire
Montant total des suppléments (ne comprend pas les frais pour les clients supplémentaires)
Montant de la surcharge de carte de crédit traitée
Pourcentage de surcharge
Total des paiements
Paiements reçus
Total des acomptes traités
Solde restant
Nombre de clients
Nombre d'adultes
Nombre d'enfants
Nombre de nourrissons
Champs supplémentaires
(*) Données personnalisées spécifiques à l'établissement (réponses aux champs de réservation personnalisés)
(*) Référencement (réponse à la question « Comment avez-vous entendu parler de nous ? », si activée)
(*) Réservation mobile ? : VRAI si réservée via mobile, FAUX si via ordinateur de bureau
Tarifs incluant les frais : VRAI si les tarifs des chambres sont définis toutes taxes comprises
Total des taxes fixes
Total des taxes en pourcentage
(*) Newsletter demandée : VRAI si le client a accepté de recevoir des communications au moment de la réservation
Exporter le nombre total de clients pour une période donnée
Pour exporter le nombre total de clients ayant séjourné durant une période spécifique, accédez à Mes applications > Réception > Réservations, puis utilisez l'exportation Réservations.
Accédez à Mes applications > Réception > Réservations.
Dans Type de date, sélectionnez Arrivée ou Départ.
Dans Statut, sélectionnez Arrivée ou Départ, en correspondance avec votre sélection de type de date. Seules les réservations avec ces statuts sont incluses dans les totaux.
Définissez votre Date de début et votre Date de fin (la plage maximale est de 365 jours par exportation).
Cliquez sur Rechercher, puis sur Exporter pour télécharger le fichier CSV.
Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets et utilisez la fonction
SOMMEsur les colonnes Nombre d'adultes, Nombre d'enfants et Nombre de nourrissons pour calculer vos totaux.
⚠️ Si un client a séjourné dans votre établissement mais que sa réservation est toujours marquée comme Confirmée ou En attente, il ne sera pas comptabilisé.