La page Réservations de Little Hotelier vous permet de rechercher et d'exporter des données de réservation à l'aide de différents filtres, notamment le nom du client, la référence de réservation, le numéro de facture et le statut. Vous pouvez également utiliser le Calendrier pour effectuer une recherche par date d'arrivée ou de départ.
Rechercher des informations de réservation
Pour rechercher des réservations, accédez à Mes applications > Réception > Réservations et utilisez les filtres ci-dessous.
Vous pouvez filtrer par :
Nom de famille du client
Référence de réservation : saisissez tout ou partie de la référence de réservation
Numéro de facture : toutes les factures des réservations filtrées apparaîtront dans les résultats
Type de date : sélectionnez Date d'arrivée, Date de départ ou Date de réservation dans le menu déroulant
Date de début / Date de fin : définissez la période pour le type de date sélectionné
Statut : sélectionnez Tous, Annulée, Enregistrée (check-in), Départ effectué (check-out) ou Confirmée dans le menu déroulant
Une fois vos filtres définis, cliquez sur Rechercher.
💡 Définissez votre période avant de lancer la recherche, ou laissez les champs de date vides pour afficher les résultats de toutes les dates.
Rechercher une réservation sans connaître les dates
Si vous souhaitez rechercher une réservation mais que vous ne connaissez pas les dates exactes, vous pouvez :
sélectionner une période large à l'aide des champs Date de début et Date de fin, ou
laisser les champs de date vides pour effectuer une recherche sur toutes les dates
💡 Si vous laissez les champs de date vides, utilisez les champs Nom de famille du client, Référence de réservation ou Numéro de facture pour affiner vos résultats. Si la recherche renvoie trop de résultats, Little Hotelier n'affichera que les 31 premiers jours. Utilisez la fonction Exporter pour consulter l'ensemble des résultats.
Utiliser la recherche de réservations pour vos rapports
La recherche de réservations est utile pour générer des rapports périodiques. Pour obtenir les résultats les plus pertinents pour vos rapports :
effectuez une recherche sur une période d'une semaine ou d'un mois afin de pouvoir comparer des périodes de même durée
utilisez des filtres larges plutôt que spécifiques : évitez de saisir un nom de client, une référence de réservation ou un numéro de facture, car cela rendrait la recherche trop restrictive pour un rapport
➕ Par exemple, pour comparer les annulations entre l'été et l'hiver, effectuez deux recherches distinctes portant sur les réservations annulées avec des dates d'arrivée dans chaque saison. Exportez les deux résultats et comparez-les dans un tableur afin d'identifier les périodes où les annulations sont les plus fréquentes.
Comprendre vos résultats de recherche
Une fois que vous avez cliqué sur Rechercher, vos résultats s'affichent sous forme de liste avec les colonnes suivantes :
Statut : indique si la réservation est confirmée, enregistrée (check-in effectué), le départ est effectué (check-out) ou annulée
Nom : le prénom et le nom de famille indiqués dans la section Contact principal
Référence : le numéro d'identification attribué au client pour une réservation unique, également appelé numéro de confirmation de réservation. Il comporte deux parties :
Code alphabétique : les premières lettres de la référence, indiquant le canal à l'origine de la réservation. Par exemple : LH = créée manuellement ou via votre moteur de réservation directe ; BDC = Booking.com ; EXP = Expedia ; ABB = Airbnb ; AGO = Agoda ; HWL = Hostelworld
Numéro de séquence : les chiffres qui suivent le code alphabétique. Chaque réservation possède une séquence numérique unique.
Source : indique Extranet (création manuelle), Direct (moteur de réservation directe) ou le nom du canal
Occupants : le nombre d'adultes, d'enfants et de bébés
Arrivée / Départ : dates d'arrivée et de départ
Réservée le : la date de création de la réservation
Heure d'arrivée estimée : l'heure d'arrivée estimée choisie par le client. Si le client n'a pas précisé d'heure d'arrivée, cette colonne affiche un tiret (-)
Chambre : le numéro de chambre attribué à la réservation
Total : le prix total de la réservation, extras, taxes et autres frais inclus
Solde dû : tout montant restant à payer
Facture : le numéro de la facture la plus récente pour la réservation
Télécharger et exporter la liste des réservations
Remarque : pour exporter, vous devez utiliser un appareil de confiance.
Pour exporter un rapport de réservations :
Accédez à Mes applications > Réception > Réservations.
Définissez vos filtres et cliquez sur Rechercher.
Cliquez sur Exporter en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Le fichier est téléchargé au format tableur .CSV.
💡 Vous pouvez également utiliser le Rapport d'entretien ménager dans Réservations > Entretien ménager pour donner à votre personnel une vue quotidienne des arrivées et de l'état des chambres.
Contenu du fichier CSV exporté
Le fichier exporté contient des colonnes supplémentaires qui n'apparaissent pas dans les résultats de recherche affichés à l'écran. Les champs vides signifient qu'aucune information n'a été saisie ou que le champ ne s'applique pas à cette réservation.
Les champs marqués d'un astérisque (*) ne contiennent des données que si la réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe ou créée manuellement à la réception.
Informations générales
Référence de réservation
Date de réservation
Nom de l'établissement
Nom du canal (ou Extranet pour les créations manuelles, ou Direct pour les réservations directes)
Informations sur le client
Prénom du client
Nom de famille du client
E-mail du client
Société du client
Adresse, complément d'adresse, ville, région, pays et code postal du client
⚠️ Pour des raisons de sécurité, les numéros de téléphone des clients ne sont pas inclus dans le fichier exporté.
Détails du séjour
Date d'arrivée
Date de départ
Durée du séjour (nuits)
(*) Heure d'arrivée
Commentaires du client
Statut
Statut (Confirmée, Enregistrée (check-in), Départ effectué (check-out) ou Annulée)
Annulée le (date d'annulation, le cas échéant)
Chambres et tarifs
Types de chambre
Nombre de chambres
Chambres (nom ou numéro de chambre attribué)
Plans tarifaires
Tarification et paiements
Montant du sous-total (prix de la chambre uniquement, hors extras et autres frais)
(*) Montant pour adulte supplémentaire
(*) Montant pour enfant supplémentaire
(*) Montant pour bébé supplémentaire
Montant total des extras (hors frais liés aux clients supplémentaires)
Montant du supplément carte bancaire traité
Pourcentage du supplément
Total des paiements
Paiements reçus
Total des arrhes traitées
Solde de paiement restant dû
Nombre de clients
Nombre d'adultes
Nombre d'enfants
Nombre de bébés
Champs supplémentaires
(*) Données personnalisées propres à l'établissement (réponses aux champs de réservation personnalisés)
(*) Origine (réponse à la question « Comment avez-vous connu notre établissement ? », si cette option est activée)
(*) Réservation effectuée sur mobile ? : VRAI si la réservation a été effectuée depuis un mobile, FAUX si elle a été effectuée depuis un ordinateur
Tarifs saisis taxes comprises : VRAI si les tarifs de chambre sont définis taxes comprises
Total des taxes fixes
Total des taxes en pourcentage
(*) Newsletter demandée : VRAI si le client a accepté de la recevoir au moment de la réservation
Exporter le nombre total de clients pour une période donnée
Pour exporter le nombre total de clients ayant séjourné dans votre établissement pendant une période donnée, accédez à Mes applications > Réception > Réservations, puis utilisez l'export Réservations.
Accédez à Mes applications > Réception > Réservations.
Dans Type de date, sélectionnez Arrivée ou Départ effectué.
Dans Statut, sélectionnez Enregistrée (check-in) ou Départ effectué (check-out), selon le type de date choisi. Seules les réservations ayant ces statuts sont incluses dans les totaux.
Définissez votre Date de début et Date de fin (la période maximale est de 365 jours par export).
Cliquez sur Rechercher, puis sur Exporter pour télécharger le fichier CSV.
Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets et utilisez la fonction
SOMMEsur les colonnes Nombre d'adultes, Nombre d'enfants et Nombre de bébés pour calculer vos totaux.
⚠️ Si un client a séjourné dans votre établissement mais que sa réservation est toujours indiquée comme Confirmée ou En attente, il ne sera pas comptabilisé.