La rendicontazione automatica per la conformità semplifica gli adempimenti di legge raccogliendo i dati di check-in degli ospiti e inviandoli alle autorità competenti come richiesto dalla normativa locale.
Questa funzione è disponibile per gli utenti di Little Hotelier che dispongono di Interazioni con gli ospiti in Italia, Spagna, Portogallo, Germania, Svizzera, Austria, Croazia, Repubblica Ceca e Colombia.
Note: le strutture in Spagna sono tenute a inviare le comunicazioni alla polizia al momento della prenotazione e del check-in. Se il modulo di check-in per la conformità è configurato, Little Hotelier invia i dettagli della prenotazione alle autorità già al momento della prenotazione. I dati di prenotazione incompleti vengono aggiornati presso le autorità non appena vengono aggiunti alla scheda della prenotazione.
Configurare la rendicontazione automatica per la conformità
Fase 1: attivazione
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni.
Seleziona Modulo di check-in per la conformità e salva.
Inserisci i seguenti dati:
Paese
Provincia
Città
Codice fiscale (facoltativo)
Autorità locale
Credenziali di accesso al portale online delle autorità locali
Fai clic su Salva modifiche.
Torna su Check-in > Impostazioni, seleziona Modulo di check-in per la conformità e fai clic su Salva modifiche per attivare il modulo.
Fase 2: impostazioni della lingua
Seleziona le lingue in cui vuoi rendere disponibile il modulo di check-in per la conformità.
Aggiungi eventuali lingue supplementari in Interazioni con gli ospiti > Impostazioni > Generale.
Se le lingue desiderate sono già impostate, non è necessaria alcuna azione.
Il modulo di check-in per la conformità supporta solo alcune lingue specifiche: inglese, spagnolo, italiano, tedesco, francese, ungherese, russo, ceco, bulgaro, portoghese, rumeno, estone, polacco e catalano.
Modificare le impostazioni della lingua ha effetto anche su altre funzioni di Interazioni con gli ospiti. Ad esempio, se attivi il modulo in tedesco, questa lingua diventerà disponibile anche nella pagina Offerte. Le offerte senza traduzione in tedesco verranno mostrate nella tua lingua predefinita.
Fase 3: email di check-in
Una volta salvato, il modulo di check-in compare nella pagina Portineria di Interazioni con gli ospiti.
Invia agli ospiti un'email di check-in prima dell'arrivo per invitarli a compilare il modulo.
Vai su Comunicazione > Messaggi programmati per creare una nuova email di check-in.
Il link Effettua il check-in ora indirizza gli ospiti al modulo di check-in per la conformità.
Per raccogliere i dati degli ospiti tramite questo modulo, dovrai invitarli a compilarlo inviando loro un'email di check-in prima dell'arrivo.
Note:
I campi del modulo di check-in per la conformità sono predefiniti, per garantire la coerenza con le informazioni richieste dalle autorità locali.
Per testare il modulo, puoi inviare un'email di check-in di prova e seguire il link Effettua il check-in ora fino alla pagina Portineria.
Come visualizzare i dati degli ospiti
Tutti i dati degli ospiti inviati tramite il modulo di check-in prima dell'arrivo vengono salvati nella scheda Check-in del profilo dell'ospite, in Interazioni con gli ospiti. Sono inclusi sia i dati dell'ospite principale, sia quelli di eventuali altri viaggiatori.
Conferma dell'invio del modulo di check-in
Quando il modulo di check-in per la conformità viene ricevuto, lo stato di pre-check-in in Little Hotelier cambia in Ricevuto.
Il rapporto di conformità viene inviato all'autorità dopo il check-in.
Per verificare lo stato del rapporto di conformità:
Vai su Interazioni con gli ospiti e cerca il profilo dell'ospite.
Un nuovo pannello mostrerà lo stato.
Quando vengono inviati i moduli di conformità alle autorità?
Per la maggior parte dei paesi e delle autorità, i dati vengono inviati una volta al giorno. Alcune autorità ricevono i dati con maggiore frequenza. In caso di errore nell'invio, Little Hotelier riprova automaticamente.
Per verificare lo stato, vai su Interazioni con gli ospiti e cerca il profilo dell'ospite. Un nuovo pannello mostrerà lo stato.
Stati del check-in per la conformità
Sincronizzato: i dati della prenotazione sono stati inviati all'autorità locale.
Aggiornato: cambio di stato da parte dell'autorità locale.
Programmato: l'elaborazione inizierà a breve.
In corso: elaborazione attualmente in corso.
Completato: i dati di check-in sono stati inviati correttamente alle autorità.
Non riuscito: errore di invio.
Eliminato: registrazione eliminata, non è richiesta alcuna ulteriore azione.
Aggiornare i moduli compilati solo parzialmente
Aggiorna la scheda della prenotazione in Little Hotelier per completare i moduli di check-in compilati solo parzialmente.
I moduli di check-in già inviati non possono essere inviati di nuovo. Le modifiche apportate in Little Hotelier vengono aggiornate automaticamente in Chekin e presso l'autorità.
Se un ospite completa solo una parte del modulo di check-in, dovrai aggiornare la scheda della prenotazione in Little Hotelier per completare i dati richiesti.
Per aggiornare una prenotazione, vai su Calendario, trova e apri la prenotazione, apporta le modifiche necessarie e fai clic su Salva.
Nota: una volta inviato, un modulo di check-in non può essere inviato di nuovo. Tuttavia, eventuali modifiche apportate alla prenotazione in Little Hotelier vengono inviate automaticamente a Chekin e aggiornate presso l'autorità competente.
Visualizzare i dettagli del rapporto di conformità
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni > Modulo di check-in per la conformità.
Fai clic su Documenti per visualizzare tutti i dati inviati alle autorità.
Check-in per ospiti senza prenotazione
Crea una prenotazione in Little Hotelier.
Vai alla scheda dell'ospite in Interazioni con gli ospiti.
Fai clic sui tre puntini accanto a Informazioni ospite.
Seleziona Modulo di check-in.
Compila e invia il modulo manualmente.