I report automatizzati per la verifica della conformità ti aiutano ad adempiere agli obblighi legali raccogliendo in maniera automatica i dati degli ospiti al momento del check-in, inviandoli alla questura o alle autorità preposte in base alla normativa locale. Questa funzionalità è disponibile per i clienti Little Hotelier che fanno uso della funzione Interazioni con gli ospiti in Italia, Spagna, Portogallo, Germania, Svizzera, Austria, Croazia, Cechia e Colombia.
Prima di iniziare
Per iniziare a utilizzare i report di conformità automatizzati, dovrai collegare il tuo account AVS a Chekin: il partner di integrazione locale di Little Hotelier.
Passaggi per collegare AVS a Chekin
Richiedi l'attivazione del servizio web
Prima di collegare Chekin al tuo account AVS, contatta l'amministrazione della spa o il comune (Kurverwaltung/Gemeinde) e chiedi loro di attivare la connessione al servizio web con Chekin.
Ottieni le credenziali
Una volta che il comune avrà attivato la connessione, ti fornirà un documento PDF contenente le credenziali necessarie (Objekt-ID, Firma-ID e Kurverwaltung-ID). Queste credenziali saranno richieste durante la configurazione del report di conformità automatizzato nella funzionalità Interazioni con gli ospiti.
Imposta il report di conformità automatizzato
Passaggio 1: configura le impostazioni
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni.
Seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità e fai clic sulla freccia destra.
Per completare il collegamento, inserisci i seguenti dati:
Paese
Provincia
Comune
Codice fiscale (facoltativo)
Ente locale
Objekt-ID
Firma-ID
Kurverwaltung-ID
Fai clic su Salva le modifiche.
Infine, per verificare che il modulo di check-in per la verifica della conformità sia attivo, torna su Check-in > Impostazioni, seleziona il Modulo di check-in per la verifica della conformità, quindi fai clic su Salva le modifiche.
Passaggio 2: impostazioni lingua
Per selezionare le lingue in cui rendere disponibile il modulo di check-in per la verifica della conformità, dovrai aggiungere le lingue desiderate nel menu delle impostazioni generali. Se hai già configurato tutte le lingue desiderate, non sono necessarie modifiche.
Vai su Interazioni con gli ospiti > Impostazioni > Generale.
Seleziona le lingue per configurare lingue aggiuntive.
Note:
Le impostazioni della lingua avranno un impatto su altre parti della sezione Interazioni con gli ospiti. Ad esempio, se il modulo è disponibile in tedesco, il tedesco diventerà un'opzione anche nella pagina Offerte.
Se non configuri alcuna traduzione per la pagina Offerte, questa resterà nella lingua predefinita.
Il modulo per la verifica della conformità al check-in supporta solo lingue specifiche: inglese, spagnolo, italiano, tedesco, francese, ungherese, russo, ceco, bulgaro, portoghese, rumeno, estone, polacco e catalano.
Passaggio 3: E-mail di check-in
Una volta salvato, il nuovo modulo di check-in apparirà sulla pagina Portineria della funzione Interazioni con gli ospiti.
Per raccogliere i dati degli ospiti attraverso questo modulo, dovrai invitare gli ospiti a compilarlo e inviarlo mandando loro un e-mail di check-in prima dell'arrivo.
Vai su Comunicazioni > Messaggi programmati.
Crea una nuova E-mail di check-in.
Il link Effettua ora il check-in in queste e-mail porterà gli ospiti direttamente al modulo per la verifica della conformità al check-in.
Note:
I campi nel modulo sono predefiniti, in modo che siano allineati alle informazioni richieste dalle autorità locali.
Per fare un test con il modulo, invia un'e-mail di check-in di prova e fai clic sul link Effettua ora il check-in della pagina Portineria.
Come visualizzare i dati degli ospiti
Tutti i dati degli ospiti inviati tramite i moduli di check-in prima dell'arrivo vengono archiviati nella scheda Check-in sul Profilo dell'ospite nella sezione Interazioni con gli ospiti. I dati includono quelli dell'ospite principale e quelli di eventuali viaggiatori aggiuntivi.
Come confermare che il modulo di check-in sia stato inviato correttamente
Una volta ricevuto il modulo di check-in per la verifica della conformità, lo stato di pre check-in passerà a Ricevuto sul registro prenotazioni del sistema di reception di Little Hotelier. Una volta completato il check-in, il report verrà inviato automaticamente alle autorità competenti.
Per verificare che il report di conformità sia stato inviato:
Vai su Interazioni con gli ospiti > trova il Profilo ospite.
Se il modulo di check-in per la verifica della conformità è attivo, apparirà un nuovo pannello con lo stato del modulo.
Per visualizzare i dati del report di conformità:
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni > Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Fai clic su Documenti per visualizzare tutte le informazioni inviate alle autorità.
Come aggiornare un modulo di check-in parzialmente completo
Per gli ospiti che completano solo parte del modulo di check-in sarà necessario aggiornare il registro prenotazioni su Little Hotelier in modo da inserire tutti i dati richiesti.
Per aggiornare una prenotazione, vai sul Calendario > trova e apri la prenotazione > apporta le modifiche necessarie > Salva.
Nota bene: una volta inviato un modulo di check-in non è possibile inviarlo di nuovo. Tuttavia, qualsiasi modifica apportata alla prenotazione su Little Hotelier sarà automaticamente inviata a Chekin e le autorità pertinenti saranno avvisate.
Come effettuare il check-in per gli ospiti senza prenotazione
Crea una prenotazione su Little Hotelier.
Vai sul registro ospiti sulla sezione Interazioni con gli ospiti.
Fai clic sui tre puntini accanto a Informazioni ospite.
Seleziona Modulo check-in.
Completa manualmente il modulo di check-in dell'ospite prima di inviarlo.