Per legge, chi affitta una struttura per le vacanze in Portogallo è tenuto a inviare i dati degli ospiti al Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF, ovvero "Servizio Immigrazione e Frontiere").
Questa integrazione consente alle strutture portoghesi di inviare i dati al SEF tramite servizio web, che va a sostituire il metodo “página no portal” precedente. Entrambe le integrazioni sono ora disponibili.
Segui questi passaggi per effettuare la migrazione dall'integrazione attuale SEF-SIBA al nuovo metodo tramite servizio web:
Accedi al tuo account SEF.
Scegli Servizio web come nuovo metodo di invio.
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni e seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Aggiorna il campo Invia automaticamente le informazioni a selezionando Integrazione servizio web SEF-SIBA.
Fai clic su Convalida.
Collega l'SEF per le Interazioni con gli ospiti
Passaggio 1: attivazione
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in> Impostazioni.
Seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità e salva.
Passaggio 2: impostazioni lingua
Seleziona le lingue in cui vuoi rendere disponibile il modulo di check-in per la verifica della conformità.
Aggiungi altre lingue su Interazioni con gli ospiti > Impostazioni > Generale.
Se le lingue desiderate sono già impostate, non devi fare niente.
Il modulo di check-in per la verifica della conformità supporta solo lingue specifiche: inglese, spagnolo, italiano, tedesco, francese, ungherese, russo, ceco, bulgaro, portoghese, rumeno, estone, polacco e catalano.
La modifica delle impostazioni di lingua si applicherà anche ad altre funzionalità di Interazioni con gli ospiti. Ad es. se scegli il tedesco per il modulo, questa sarà anche una delle lingue di visualizzazione per la pagina Offerte. Le offerte non tradotte in tedesco verranno mostrate nella tua lingua predefinita.
Passaggio 3: configura le impostazioni per l'invio dei dati degli ospiti
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni e seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Inserisci i seguenti dettagli della struttura:
Nome della struttura
Denominazione commerciale
Paese
Indirizzo
Provincia
Città
Codice fiscale del proprietario
Scegli un'opzione per la firma degli ospiti:
Firma automatica (consigliata)
Firma manuale
Attiva la levetta per la connessione alle autorità e, nel menù a discesa del campo Invia automaticamente le informazioni a, seleziona SEF-SIBA (supporta la procedura precedente “página no portal”) o Integrazione servizio web SEF-SIBA (nuovo metodo tramite servizio web).
Se scegli SEF-SIBA, inserisci i seguenti dettagli:
Unità hotel (NIF)
Password
Numero della struttura alberghiera
Se scegli Integrazione servizio web SEF-SIBA, inserisci i seguenti dettagli:
Unità hotel (NIF)
Password
Struttura alberghiera
CAP
Zona postale
Nome del contatto
E-mail del contatto
Numero di telefono
I dati degli ospiti vengono inviati automaticamente alle autorità intorno alle 19:00 (UTC) della data di check-in. In caso di registrazione successiva a tale ora da parte degli ospiti, dovrai inviare i loro dati manualmente. Per inviare i dati manualmente apri la prenotazione su Interazioni con gli ospiti e seleziona "Invia manualmente".
Come visualizzare i dati degli ospiti
Tutti i dati degli ospiti inviati tramite i moduli di check-in prima dell'arrivo vengono archiviati nella scheda Check-in sul Profilo dell'ospite nella sezione Interazioni con gli ospiti. I dati includono quelli dell'ospite principale e quelli di eventuali viaggiatori aggiuntivi.
Conferma il corretto invio del modulo di check-in
Alla ricezione del modulo di check-in per la verifica della conformità, su Little Hotelier lo stato Pre-check-in ora sarà Ricevuto.
Il modulo di conformità viene inviato automaticamente alle autorità dopo il check-in.
Per visualizzare lo stato del report di conformità:
Vai su Interazioni con gli ospiti e trova il Profilo ospite.
Un nuovo pannello mostrerà lo stato.
I diversi stati di conformità del check-in nel dettaglio
Sincronizzato: informazioni sulla prenotazione inviata alle autorità.
Aggiornato: stato modificato dalle autorità.
Programmato: l'elaborazione inizierà a breve.
In corso: in fase di elaborazione.
Fatto: dati di check-in inviati alle autorità.
Non riuscito: errore di invio.
Eliminato: registrazione eliminata, nessuna ulteriore azione richiesta.
Aggiorna i moduli di check-in parzialmente completati
Aggiorna il registro delle prenotazioni su Little Hotelier per completare i moduli di check-in parzialmente compilati.
Non è possibile inviare di nuovo i moduli di check-in già inviati. Le modifiche apportate su Little Hotelier aggiorneranno anche Chekin e i dati in possesso delle autorità.
Per gli ospiti che completano solo parte del modulo di check-in sarà necessario aggiornare il registro prenotazioni su Little Hotelier in modo da inserire tutti i dati richiesti.
Per aggiornare una prenotazione, vai sul Calendario > trova e apri la prenotazione > apporta le modifiche necessarie > Salva.
Nota bene: una volta inviato un modulo di check-in non è possibile inviarlo di nuovo. Tuttavia, qualsiasi modifica apportata alla prenotazione su Little Hotelier sarà automaticamente inviata a Chekin e le autorità pertinenti saranno avvisate.
Visualizza i dati del report di conformità
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni > Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Fai clic su Documenti per visualizzare tutte le informazioni inviate alle autorità.
Check-in per gli ospiti senza prenotazione
Crea una prenotazione su Little Hotelier.
Vai sul registro ospiti in Interazioni con gli ospiti.
Fai clic sui tre puntini accanto a Informazioni ospite.
Seleziona Modulo check-in.
Completa il modulo manualmente e invialo.