I report automatizzati per la conformità normativa semplificano gli obblighi legali acquisendo e inviando automaticamente alle autorità i dettagli del check-in degli ospiti, come richiesto dalle normative locali.
Questa funzionalità è disponibile per gli utenti di Little Hotelier che usufruiscono della funzionalità Interazioni con gli ospiti in Italia, Spagna, Portogallo, Germania, Svizzera, Austria, Croazia, Repubblica Ceca e Colombia.
Note: Le strutture in Spagna sono tenute a inviare i report alle forze dell'ordine al momento della prenotazione e del check-in. Se il modulo di check-in per la conformità normativa è configurato, Little Hotelier invia i dettagli della prenotazione alle autorità al momento della prenotazione. I dettagli di prenotazione incompleti verranno aggiornati presso le autorità quando aggiunti alla prenotazione.
Configura i report automatizzati per la conformità normativa
Passaggio 1: Attivazione
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni.
Seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità e salva.
Inserisci i seguenti dettagli:
Paese
Provincia
Città
Codice fiscale (opzionale)
Ente locale
Credenziali di accesso per il portale online delle autorità locali
Fai clic su Salva modifiche.
Torna su Check-in > Impostazioni, seleziona Modulo di check-in per la verifica della conformità e fai clic su Salva modifiche per attivare il modulo.
Passaggio 2: Impostazioni lingua
Seleziona le lingue in cui desideri rendere disponibile il modulo di check-in per la conformità normativa.
Aggiungi eventuali lingue aggiuntive in Interazioni con gli ospiti > Impostazioni > Generale.
Se le lingue desiderate sono già impostate, non è necessaria alcuna azione.
Il modulo di check-in per la conformità normativa supporta solo lingue specifiche: inglese, spagnolo, italiano, tedesco, francese, ungherese, russo, ceco, bulgaro, portoghese, rumeno, estone, polacco e catalano.
La modifica delle impostazioni della lingua influisce su altre funzionalità di Interazioni con gli ospiti. Ad esempio, abilitando il modulo in tedesco, questa diventerà anche un'opzione nella pagina Offerte. Le offerte senza traduzioni in tedesco verranno visualizzate nella lingua predefinita.
Passaggio 3: E-mail di check-in
Il modulo di check-in appare nella pagina Portineria della funzione Interazioni con gli ospiti dopo il salvataggio.
Invia agli ospiti un'e-mail di check-in pre-arrivo per invitarli a completare il modulo.
Vai su Comunicazione > Messaggi programmati per creare una nuova E-mail di check-in.
Il link Fai check-in ora indirizza gli ospiti al Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Per acquisire i dettagli degli ospiti tramite questo modulo, dovrai invitare gli ospiti a completare e inviare il modulo inviando loro un'e-mail di check-in pre-arrivo.
Note:
I campi nel modulo di check-in per la conformità normativa sono predefiniti per garantire che si allineino alle informazioni richieste dalle autorità locali.
Per fare un test del modulo puoi inviare un'e-mail di check-in di prova e seguire il link Effettua ora il check-in allla pagina Portineria.
Visualizza i dettagli degli ospiti
Tutti i dettagli degli ospiti inviati tramite il modulo di check-in pre-arrivo sono memorizzati nella scheda Check-in del Profilo ospite in Interazioni con gli ospiti. Questo include sia i dettagli dell'ospite principale che eventuali viaggiatori aggiuntivi.
Conferma che il modulo di check-in è stato inviato
Quando il modulo di check-in per la conformità normativa viene ricevuto, lo stato Pre-check-in in Little Hotelier cambierà in Ricevuto.
Il report di conformità viene inviato automaticamente all'autorità dopo il check-in.
Per vedere lo stato del report di conformità:
Vai su Interazioni con gli ospiti e trova il Profilo ospite.
Un nuovo pannello mostrerà lo stato.
Gli stati del check-in per la conformità normativa
Sincronizzato: Informazioni della prenotazione inviate alle autorità locali.
Aggiornato: Cambio di stato dall'autorità locale.
Programmato: L'elaborazione inizierà presto.
In corso: Attualmente in elaborazione.
Fatto: Informazioni di check-in inviate con successo alle autorità.
Non riuscito: Errore di invio.
Eliminato: Registrazione eliminata.
Aggiorna i moduli parzialmente completati
Aggiorna i dati della prenotazione in Little Hotelier per completare i moduli di check-in compilati parzialmente.
I moduli di check-in inviati non possono essere reinviati. Le modifiche in Little Hotelier aggiornano Chekin e l'autorità.
Per gli ospiti che completano solo parte del modulo di check-in, dovrai aggiornare i dati della prenotazione in Little Hotelier per completare i dettagli richiesti.
Per apportare aggiornamenti a una prenotazione, vai su Calendario > trova e apri la prenotazione > apporta eventuali aggiornamenti necessari > Salva.
Nota: Una volta che un modulo di check-in è stato inviato, non può essere reinviato. Tuttavia, eventuali modifiche apportate alla prenotazione in Little Hotelier verranno automaticamente inviate a Chekin e verranno aggiornate presso l'autorità competente.
Visualizza i dettagli del report di conformità
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni > Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Fai clic su Documenti per vedere tutti i dati inviati alle autorità.
Check-in per ospiti senza prenotazione
Crea una prenotazione in Little Hotelier.
Vai al profilo dell'ospite in Interazioni con gli ospiti.
Fai clic sui tre puntini accanto a Informazioni ospite.
Seleziona Modulo di check-in.
Completa e invia manualmente il modulo.