I report automatizzati per la verifica della conformità ti aiutano ad adempiere agli obblighi legali raccogliendo in maniera automatica i dati degli ospiti al momento del check-in, inviandoli alla questura o alle autorità preposte in base alla normativa locale. Questa funzionalità è disponibile per i clienti Little Hotelier che fanno uso della funzione Interazioni con gli ospiti in Italia, Spagna, Portogallo, Germania, Svizzera, Austria, Croazia, Cechia e Colombia.
Come configurare i report automatizzati per la verifica della conformità
Passaggio 1: attivazione
Vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in> Impostazioni.
Seleziona modulo di check-in per la verifica della conformità e Salva modifiche
Passaggio 2: impostazioni lingua
Per selezionare le lingue in cui vorresti rendere disponibile il modulo di check-in per la verifica della conformità dovrai aggiungere le lingue dal menù delle impostazioni generali. Se tutte le lingue desiderate sono già state aggiunte, non sono necessarie altre modifiche.
Vai su Interazioni con gli ospiti > Impostazioni > Generale.
Seleziona le lingue per configurare lingue aggiuntive.
Note:
Le impostazioni della lingua avranno un impatto su altre parti delle Interazioni con gli ospiti. Ad esempio, se il modulo è disponibile in tedesco, il tedesco diventerà un'opzione anche nella pagina Offerte.
Se non configuri alcuna traduzione per la pagina Offerte, questa resterà nella lingua predefinita.
Il modulo di check-in per la verifica della conformità supporta solo lingue specifiche: inglese, spagnolo, italiano, tedesco, francese, ungherese, russo, ceco, bulgaro, portoghese, romeno, estone, polacco e catalano.
Passaggio 3: configurare le impostazioni
1. Fai clic su Personalizza dopo aver selezionato il modulo di check-in per la verifica della conformità (vai su Interazioni con gli ospiti > Check-in > Impostazioni).
2. Per completare il collegamento, inserisci i seguenti dati:
Paese
Provincia
Città
Codice fiscale
Ente locale
Credenziali di accesso al portale online dell'ente locale
3. Clicca su Salva modifiche.
4. Infine, per assicurare l'attivazione del modulo di check-in per la verifica della conformità, torna su Check-in > Impostazioni, seleziona Modulo per la verifica della conformità al check-in, poi clicca su Salva modifiche.
Passaggio 4: e-mail di check-in
Una volta salvato, il nuovo modulo di check-in apparirà sulla pagina Portineria della funzione Interazioni con gli ospiti. Per raccogliere i dati degli ospiti attraverso questo modulo, dovrai invitare gli ospiti a compilarlo e inviarlo mandando loro un e-mail di check-in prima dell'arrivo.
1. Vai su Comunicazioni>Messaggi programmati.
2. Crea una nuova E-mail di check-in.
3. Il link Effettua ora il check-in di queste e-mail reindirizzerà automaticamente gli ospiti al modulo di verifica della conformità.
Note:
I campi nel modulo di check-in per la verifica della conformità sono predefiniti, in modo che siano allineati alle informazioni richieste dalle autorità locali.
Per fare un test con il modulo, puoi inviare un'e-mail di check-in di prova e fai clic sul link Effettua subito il check-in della pagina Portineria.
Come visualizzare i dati degli ospiti
Tutti i dati degli ospiti inviati tramite i moduli di check-in prima dell'arrivo vengono archiviati nella scheda Check-in sul Profilo dell'ospite in Interazioni con gli ospiti. I dati includono quelli dell'ospite principale e quelli di eventuali viaggiatori aggiuntivi.
Come confermare che il modulo di check-in sia stato inviato correttamente
Una volta ricevuto il modulo di check-in per la verifica della conformità, lo stato di pre check-in passerà a Ricevuto sul registro prenotazioni del sistema di reception di Little Hotelier. Una volta effettuato il check-in della prenotazione, il report di conformità sarà inviato in maniera automatica.
Per verificare che il report di conformità sia stato inviato:
Vai su Interazioni con gli ospiti> trova il Profilo ospite.
Se i report di conformità sono attivi, apparirà un nuovo pannello per mostrare lo stato del modulo di check-in per la verifica della conformità.
Per visualizzare i dati del report di conformità:
Vai su Interazioni con gli ospiti Check-in > Modulo di check-in per la verifica della conformità.
Clicca su Documenti per visualizzare tutte le informazioni inviate alle autorità.
Come aggiornare un modulo di check-in parzialmente completo
Per gli ospiti che completano solo parte del modulo di check-in sarà necessario aggiornare il registro prenotazioni nel sistema di reception di Little Hotelier in modo da inserire tutti i dati richiesti.
Per aggiornare una prenotazione, vai sul Sistema di reception > Calendario > trova e apri la prenotazione > apporta le modifiche necessarie > Salva.
Nota:
Una volta inviato un modulo di check-in non è possibile inviarlo di nuovo. Tuttavia, qualsiasi modifica apportata alla prenotazione in Little Hotelier sarà automaticamente inviata a Chekin e le autorità pertinenti saranno avvisate.
Come effettuare il check-in per gli ospiti senza prenotazione
1. Crea una prenotazione nel Sistema di reception di Little Hotelier.
2. Vai sul registro ospiti in Interazioni con gli ospiti.
3. Clicca sui tre puntini accanto a Informazioni ospite.
4. Seleziona il modulo di check-in#.
5. Completa manualmente il modulo di check-in dell'ospite prima di inviarlo.
Per le strutture con sede in Spagna$
In Spagna, le strutture devono inviare la registrazione ospiti alla questura al momento della prenotazione e del check-in.
Se su Interazioni con gli ospiti hai configurato il modulo di check-in per la verifica della conformità, i dati della prenotazione saranno inviati direttamente da Little Hotelier alle autorità competenti al momento della prenotazione.
Non tutti i dati di prenotazione richiesti sono campi obbligatori al momento della prenotazione. Le autorità riceveranno i dati mancanti quando questi saranno aggiunti al registro prenotazioni.