Se hai un overbooking ma non riesci a trovare i dati dell'ospite nel sistema di reception di Little Hotelier, segui questi passaggi per individuare la prenotazione e risolvere la discrepanza.
Individuare la prenotazione mancante
Prima di iniziare la risoluzione del problema, verifica di visualizzare la data e l'anno corretti nel calendario del sistema di reception.
Controlla l'extranet del canale: accedi direttamente al sito di prenotazione, ad esempio Booking.com. Cerca la prenotazione usando il nome dell'ospite o le date. Non possiamo contattare il canale per te.
Controlla la prenotazione diretta: se la prenotazione proviene dal tuo sito web, vai a Le mie app > Prenotazione diretta > Prenotazioni per trovare i dettagli. Se la prenotazione non è confermata, non apparirà nel sistema di reception. Cerca una notifica Azione richiesta nella parte superiore della pagina.
Individua i problemi di mappatura per le tariffe del canale: vai a Le mie app > Channel manager > Canali > Configura. Cerca le tariffe con il messaggio «Questa camera non è attualmente mappata» o eventuali tariffe disabilitate.
Contatta il canale: se non riesci a trovare i dettagli della prenotazione, contatta direttamente il canale. Little Hotelier non può contattare i canali di prenotazione per te.
Se la prenotazione effettuata tramite il canale non è presente nel sistema di reception di Little Hotelier:
È probabile che si tratti di una tariffa del canale non mappata. Verifica se sono presenti tariffe non mappate.
Controlla la presenza di problemi del canale: se un canale è «Disabilitato», smette di ricevere aggiornamenti e continuerà a vendere camere sulla base di dati di disponibilità obsoleti.
Verifica la presenza di eventuali problemi di connessione noti che interessano il canale.
Controlla inoltre che la prenotazione sia stata effettuata utilizzando il codice struttura corretto del canale, poiché una prenotazione effettuata con un codice struttura diverso non verrà trasferita a Little Hotelier.
Se le notifiche del channel manager sono attivate, riceverai una notifica quando un ospite prenota utilizzando una tariffa del canale non mappata in Little Hotelier.
Se non riesci a trovare la prenotazione in Little Hotelier, controlla la fonte di business. Accedi direttamente all'extranet del canale, cerca la prenotazione usando il nome dell'ospite o le date e annota quale piano tariffario è stato utilizzato. Per vedere da quale canale proviene la prenotazione, controlla l'e-mail di notifica inviata alla tua struttura con oggetto «Inventario non aggiornato per
nomecanale
».
Il canale conferma di aver inviato la prenotazione, ma questa non è ancora presente in Little Hotelier
Se un canale conferma che è stata effettuata una prenotazione ma non riesci a trovarla in Little Hotelier, e la connessione al canale e le tariffe della camera sono mappate e abilitate, controlla il codice struttura del canale.
Per controllare il codice struttura del canale:
Individua il codice struttura utilizzato per effettuare la prenotazione nell'extranet del canale, ad esempio nell'annuncio della tua struttura su Booking.com.
Confrontalo con il codice struttura del canale collegato in Little Hotelier.
Little Hotelier può connettersi a un solo codice struttura per canale, ad esempio a un singolo annuncio su Booking.com. Una prenotazione effettuata utilizzando un codice struttura del canale diverso non verrà trasferita a Little Hotelier.
Se la prenotazione è stata effettuata utilizzando un codice struttura diverso, contatta il canale per chiudere l'account aggiuntivo, in modo che tutte le prenotazioni future vengano trasferite a Little Hotelier.
Se la prenotazione è stata effettuata utilizzando il codice struttura corretto, chiedi al canale i registri XML di consegna della prenotazione. Questi registri dimostrano che il canale ha inviato correttamente la prenotazione a Little Hotelier. Condividi i registri con il nostro team di assistenza per consentire le verifiche.
Hai ricevuto una prenotazione anche se la disponibilità era pari a zero (0)
Quando Little Hotelier mostra la disponibilità corretta pari a zero (0), ma una prenotazione è stata comunque accettata:
Se la prenotazione è stata accettata da un canale connesso o da un'agenzia di viaggio online (OTA), ad esempio Booking.com o Expedia, contatta il canale per verificare perché la prenotazione è stata accettata con disponibilità pari a zero. Per supportare la verifica, contatta il nostro team di assistenza per ottenere il registro XML degli aggiornamenti dell'inventario inviati da Little Hotelier al canale, quindi condividilo con il canale come prova della disponibilità trasmessa.
Little Hotelier conserva i dati relativi alla disponibilità, alle tariffe e alle restrizioni inviate al canale. Il nostro team di assistenza può quindi fornirti il registro XML da condividere con il canale.
Se la prenotazione proviene dal motore di prenotazione di Little Hotelier, contatta il nostro team di assistenza per ricevere supporto nella verifica.
Quali sono le cause degli overbooking?
Gli overbooking si verificano perché il sistema non riesce ad aggiornare l'inventario, ovvero la disponibilità, per le tariffe non mappate o disconnesse.
Problemi di mappatura: se le tariffe della camera non sono mappate o sono collegate alla tariffa errata del canale, la prenotazione non può essere trasferita al sistema di reception.
Ritardo nella sincronizzazione: l'aggiornamento della disponibilità su tutti i canali può richiedere fino a cinque minuti. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una doppia prenotazione.
Stato disabilitato: se un canale o una tariffa è «Disabilitato», Little Hotelier interrompe l'invio degli aggiornamenti dell'inventario. Il canale continuerà a vendere sulla base degli ultimi dati disponibili, creando un rischio elevato di overbooking.
Prenotazioni dirette mancanti: se le prenotazioni manuali o gli ospiti senza prenotazione non vengono aggiunti immediatamente al calendario, la disponibilità online rimarrà troppo elevata. Se una prenotazione diretta presenta un problema di pagamento al momento del checkout, potrebbe rimanere nello stato non confermato e non apparire nel sistema di reception.
Controllare i problemi di connettività del canale
Se improvvisamente non ricevi più prenotazioni, oppure un canale che funzionava correttamente ha smesso di trasferire le prenotazioni, verifica la presenza di problemi di connessione noti che interessano il canale.
Verifica che la connessione al canale sia abilitata in Le mie app > Channel manager > Canali. Una connessione al canale disabilitata può impedire il trasferimento delle prenotazioni a Little Hotelier.
Vai a Le mie app > Channel manager > Canali, fai clic sul nome del canale, quindi su Configura, e verifica che le tariffe della camera del canale siano mappate e abilitate.
Controlla le notifiche per individuare eventuali avvisi sullo stato del canale o sulla connessione.
Se non ci sono canali o tariffe disabilitati, ma la prenotazione non è ancora arrivata, contatta il canale per verificare lo stato della consegna.
Se il canale conferma di aver inviato la prenotazione, chiedi il file XML della consegna della prenotazione e condividilo con il nostro team di assistenza per consentire le verifiche.
Nota: se le tariffe sono mappate correttamente ma le prenotazioni non vengono comunque trasferite, la causa potrebbe dipendere dal canale, ad esempio da un'interruzione temporanea del servizio o da prestazioni ridotte. Se il problema persiste, contatta il nostro team di assistenza.
Controllare la cronologia della mappatura
⚠️ Importante: se hai abilitato o mappato di recente una tariffa del canale, le prenotazioni create prima dell'abilitazione della mappatura non verranno sincronizzate automaticamente, ovvero non verranno inviate nuovamente al sistema. Devi aggiungere queste prenotazioni manualmente in Sistema di reception > Calendario.
Per verificare se il problema dipende dalle tempistiche:
Individua la data di abilitazione: in Channel manager, fai clic sulla tariffa del canale, seleziona Audit e individua l'«hotelier timestamp», ovvero il timestamp relativo al momento in cui la tariffa è stata abilitata.
Confronta le date: se la «data di creazione» della prenotazione è precedente al timestamp dell'audit, il sistema non può trasferirla al calendario. Devi aggiungere manualmente i dati dell'ospite.
Ritardo nella sincronizzazione: l'aggiornamento della disponibilità su tutti i canali può richiedere fino a cinque minuti. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una doppia prenotazione.
Gestire le prenotazioni «Non assegnate» (blu)
In Little Hotelier, un overbooking viene spesso visualizzato come una prenotazione blu nella riga Non assegnate del calendario del sistema di reception.
Cosa sono: le prenotazioni non assegnate sono soggiorni validi e confermati: non si tratta di errori. Sono prenotazioni effettive e hanno già ridotto la disponibilità. Devono semplicemente essere assegnate a una camera fisica.
Riorganizza le prenotazioni: verifica se gli ospiti possono soggiornare nella stessa camera per l'intera durata del soggiorno. Cerca notti consecutive disponibili in una camera fisica per la prenotazione non assegnata.
Crea spazio: sposta le prenotazioni esistenti per creare spazio, trascinandole e rilasciandole da una camera all'altra nel calendario del sistema di reception. Puoi anche aprire una prenotazione e modificare il campo N. camera per assegnarla a una camera diversa.
Assegna la prenotazione: dopo aver creato uno spazio consecutivo, trascina la prenotazione blu dalla riga Non assegnate alla camera disponibile.
Sposta le prenotazioni all'interno della stessa tipologia di camera: cerca spazi vuoti tra le camere di quella specifica tipologia per verificare se puoi inserire la prenotazione blu in una camera disponibile.
Gestire la prenotazione mancante
Azioni immediate:
Aggiungi manualmente la prenotazione: vai a Sistema di reception > Calendario, fai clic sulla data di arrivo e seleziona Aggiungi prenotazione. Inserisci i dati dell'ospite trovati nell'extranet del canale. Crea manualmente la prenotazione nel sistema di reception di Little Hotelier e modifica l'inventario.
Riduci l'inventario: la creazione della prenotazione ridurrà automaticamente la disponibilità. Tieni presente che, in caso di future modifiche o cancellazioni della stessa prenotazione manuale, dovrai aggiornarla o cancellarla manualmente nel sistema di reception.
Riproteggi l'ospite: se non hai camere disponibili, contatta il canale affinché gestisca la riprotezione dell'ospite. Little Hotelier non può contattare il canale per te.
Risolvere i problemi di mappatura e configurazione
Per prevenire futuri overbooking, devi mappare tutte le tariffe non mappate ai canali connessi e riabilitare i canali o le tariffe disabilitati.
Procedura per mappare le tariffe non mappate:
Vai a Le mie app > Channel manager > Canali > Configura.
Mappa le tariffe non mappate e risolvi i problemi relativi alle tariffe o ai canali disabilitati.
Verificare che tutte le tariffe siano mappate:
Controlla il valore «Tariffe mappate: X/Y» nell'angolo in alto a destra della pagina. Verifica che tutte le tariffe delle camere del canale siano mappate, assicurandoti che i valori X e Y corrispondano, ad esempio 44/44. Se i numeri non corrispondono, sono ancora presenti tariffe non mappate che devono essere configurate.
Tieni presente che alcune tariffe del canale potrebbero esistere sul canale ma non apparire nel filtro delle tariffe non mappate. Per individuarle, fai clic su Configura in corrispondenza di una tariffa già mappata. Il menu a discesa mostrerà tutte le tariffe presenti sul canale.
Riabilitare le tariffe o i canali disabilitati:
⚠️ Se una tariffa del canale o un intero canale è disabilitato o non mappato, non verranno inviati aggiornamenti dell'inventario al canale, aumentando il rischio di overbooking. Se una tariffa del canale o un canale è stato disabilitato a causa di un errore, risolvi l'errore e riabilita il canale o la tariffa del canale.
Richiedere il registro XML: se la mappatura è corretta, chiedi al canale il registro XML della consegna della prenotazione e condividilo con il nostro team di assistenza per consentire le verifiche.
Nota: le inclusioni della prenotazione possono variare tra il canale e Little Hotelier
Se la prenotazione è stata consegnata e la mappatura è corretta, ma mancano alcuni dettagli, come la colazione, tieni presente che alcuni canali non inviano tutti i dettagli relativi alle inclusioni o al piano pasti nel messaggio di prenotazione alla piattaforma Little Hotelier. Contatta il canale per verificare quali inclusioni sono configurate e cosa ha prenotato l'ospite.
Come prevenire gli overbooking
Puoi ridurre il rischio di overbooking nei seguenti modi:
Controlla regolarmente che la disponibilità sia corretta.
Assicurati che tutte le tariffe delle camere richieste siano mappate correttamente sui canali.
Se ti rimane una sola camera e sai che probabilmente riceverai una prenotazione, puoi attivare un blocco vendite sui canali con prestazioni inferiori e offrire l'ultima camera soltanto ai canali con le prestazioni migliori.
Monitora e risolvi i problemi relativi alle tariffe o ai canali che potrebbero essere stati disabilitati.