Se hai un overbooking ma non riesci a trovare i dati dell’ospite in Little Hotelier, segui questi passaggi per individuare la prenotazione e risolvere la discrepanza.
Trova la prenotazione mancante
Prima di procedere con la risoluzione del problema, verifica di visualizzare la data e l’anno corretti nel calendario della tua reception.
Controlla l’extranet del canale: accedi direttamente al sito di prenotazione, ad esempio Booking.com. Cerca la prenotazione utilizzando il nome dell’ospite o le date. Non possiamo contattare il canale per te.
Controlla la prenotazione diretta: se la prenotazione proviene dal tuo sito web, vai a Le mie app > Prenotazione diretta > Prenotazioni per trovare i dettagli. Se la prenotazione non è confermata, non verrà visualizzata nella reception. Cerca una notifica Azione richiesta nella parte superiore della pagina.
Individua i problemi di mappatura delle tariffe del canale: vai a Le mie app > Channel manager > Canali > Configura. Cerca le tariffe con il messaggio “Questa camera non è attualmente mappata” o eventuali tariffe disabilitate.
Contatta il canale: se non riesci a trovare i dettagli della prenotazione, contatta direttamente il canale. Little Hotelier non può contattare i canali di prenotazione per tuo conto.
Se la prenotazione del canale non è presente nella reception di Little Hotelier:
È probabile che si tratti di una tariffa del canale non mappata. Controlla se sono presenti tariffe non mappate.
Controlla i problemi del canale: se un canale è “Disabilitato”, smette di ricevere aggiornamenti e venderà le camere in base a dati di disponibilità obsoleti.
Verifica se sono presenti problemi di connessione noti che interessano il canale.
Se le notifiche del channel manager sono attivate, riceverai una notifica quando un ospite effettua una prenotazione utilizzando una tariffa del canale non mappata in Little Hotelier.
Se non riesci a trovare la prenotazione in Little Hotelier, controlla la fonte di business. Accedi direttamente all’extranet del canale, cerca la prenotazione per nome dell’ospite o per data e annota quale piano tariffario è stato utilizzato. Per sapere da quale canale proviene la prenotazione, controlla l’e-mail di notifica inviata alla tua struttura con oggetto “Inventario non aggiornato per [nome del canale]”.
Quali sono le cause degli overbooking?
Gli overbooking si verificano perché il sistema non riesce ad aggiornare l’inventario, ovvero la disponibilità, per le tariffe non mappate o disconnesse.
Problemi di mappatura: se le tariffe delle camere non sono mappate o sono collegate alla tariffa errata del canale, la prenotazione non può essere trasferita alla reception.
Ritardo di sincronizzazione: l’aggiornamento della disponibilità su tutti i canali può richiedere fino a cinque minuti. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una doppia prenotazione.
Stato disabilitato: se un canale o una tariffa è “Disabilitato”, Little Hotelier interrompe l’invio degli aggiornamenti dell’inventario. Il canale continuerà a vendere in base agli ultimi dati ricevuti, aumentando notevolmente il rischio di overbooking.
Prenotazioni dirette mancanti: se le prenotazioni manuali o gli ospiti senza prenotazione non vengono aggiunti subito al calendario, la disponibilità online rimarrà troppo elevata. Se si verifica un problema di pagamento durante il checkout di una prenotazione diretta, questa potrebbe rimanere nello stato non confermato e non essere visualizzata nella reception.
Controlla i problemi di connettività del canale
Se improvvisamente non ricevi più prenotazioni o un canale che funzionava correttamente ha smesso di trasferire le prenotazioni, verifica se sono presenti problemi di connessione noti che interessano il canale.
Verifica che la connessione al canale sia attivata in Le mie app > Channel manager > Canali. Una connessione al canale disabilitata può impedire il trasferimento delle prenotazioni a Little Hotelier.
Vai a Le mie app > Channel manager > Canali, fai clic sul nome del canale, quindi su Configura e verifica che le tariffe delle camere del canale siano mappate e abilitate.
Controlla le notifiche per individuare eventuali avvisi sullo stato del canale o messaggi relativi alla connessione.
Se non ci sono canali o tariffe disabilitati ma la prenotazione non è ancora arrivata, contatta il canale per verificare lo stato dell’invio.
Se il canale conferma di aver inviato la prenotazione, chiedi il file XML di consegna della prenotazione e condividilo con il nostro team di assistenza per consentire un’analisi.
Nota: se le tariffe sono mappate correttamente ma le prenotazioni continuano a non essere trasferite, il problema potrebbe dipendere dal canale, ad esempio da un’interruzione temporanea del servizio o da prestazioni ridotte. Se il problema persiste, contatta il nostro team di assistenza.
Controlla la cronologia della mappatura
⚠️ Importante: se hai attivato o mappato di recente una tariffa del canale, le prenotazioni create prima dell’attivazione della mappatura non verranno sincronizzate automaticamente, ovvero non saranno reinviate al tuo sistema. Devi aggiungere manualmente queste prenotazioni in Reception > Calendario.
Per verificare se il problema dipende dalle tempistiche:
Individua la data di attivazione: in Channel manager, fai clic sulla tariffa del canale, seleziona Audit e trova il “timestamp dell’albergatore” relativo al momento in cui la tariffa è stata attivata.
Confronta le date: se la “data di creazione” della prenotazione è precedente al timestamp dell’audit, il sistema non può trasferirla nel calendario. Devi aggiungere manualmente i dati dell’ospite.
Ritardo di sincronizzazione: l’aggiornamento della disponibilità su tutti i canali può richiedere fino a cinque minuti. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una doppia prenotazione.
Gestisci le prenotazioni “Non assegnate” (blu)
In Little Hotelier, un overbooking viene spesso visualizzato come una prenotazione blu nella riga Non assegnate del calendario della reception.
Cosa sono: le prenotazioni non assegnate corrispondono a soggiorni validi e confermati: non sono errori. Vengono conteggiate come prenotazioni effettive e hanno già ridotto la disponibilità. Devono semplicemente essere assegnate a una camera fisica.
Riorganizza le prenotazioni: verifica se gli ospiti possono soggiornare nella stessa camera per l’intera durata del soggiorno. Cerca notti consecutive disponibili in una camera fisica per la prenotazione non assegnata.
Crea spazio: sposta le prenotazioni esistenti per creare spazio, trascinandole tra le camere nel calendario della reception. In alternativa, apri una prenotazione e modifica il campo N. camera per assegnarla a una camera diversa.
Assegna la prenotazione: dopo aver creato uno spazio consecutivo, trascina la prenotazione blu dalla riga Non assegnate alla camera disponibile.
Sposta le prenotazioni all’interno della stessa tipologia di camera: cerca gli spazi vuoti tra le camere di quella specifica tipologia per verificare se puoi inserirvi la prenotazione blu.
Gestisci la prenotazione mancante
Azioni immediate:
Aggiungi manualmente la prenotazione: vai a Reception > Calendario, fai clic sulla data di check-in e seleziona Aggiungi prenotazione. Inserisci i dati dell’ospite trovati nell’extranet del canale. Crea manualmente la prenotazione nella reception di Little Hotelier e modifica l’inventario.
Riduci l’inventario: la creazione della prenotazione ridurrà automaticamente la disponibilità. Tieni presente che, in caso di modifiche o cancellazioni future della stessa prenotazione manuale, dovrai aggiornarla o cancellarla manualmente nella reception.
Ricolloca l’ospite: se hai raggiunto la capienza massima, contatta il canale per gestire la ricollocazione dell’ospite. Little Hotelier non può contattare il canale per tuo conto.
Correggi la mappatura e la configurazione
Per prevenire futuri overbooking, devi mappare tutte le tariffe non mappate sui canali connessi e riattivare i canali o le tariffe disabilitati.
Procedura per mappare le tariffe non mappate:
Vai a Le mie app > Channel manager > Canali > Configura.
Mappa le tariffe non mappate e correggi eventuali tariffe o canali disabilitati.
Verifica che tutte le tariffe siano mappate:
Controlla la voce “Tariffe mappate: X/Y” nell’angolo in alto a destra della pagina. Assicurati che tutte le tariffe delle camere del canale siano mappate verificando che i valori X e Y corrispondano, ad esempio 44/44. Se i numeri non corrispondono, sono ancora presenti tariffe non mappate che devono essere configurate.
Alcune tariffe del canale potrebbero esistere sul canale ma non comparire nel filtro delle tariffe non mappate. Per individuarle, fai clic su Configura per una tariffa già mappata. Il menu a discesa mostrerà tutte le tariffe presenti sul canale.
Riattiva le tariffe o i canali disabilitati:
⚠️ Se una tariffa del canale o un intero canale è disabilitato o non mappato, non verranno inviati aggiornamenti dell’inventario al canale, aumentando il rischio di overbooking. Se una tariffa o un canale è stato disabilitato a causa di un errore, risolvi l’errore, quindi riattiva il canale o la tariffa.
Richiedi il registro XML: se la mappatura è corretta, chiedi al canale il registro XML della prenotazione e condividilo con il nostro team di assistenza per consentire un’analisi della consegna.
Nota: le inclusioni della prenotazione possono differire tra il canale e Little Hotelier
Se la prenotazione è stata trasferita e la mappatura è corretta, ma mancano alcuni dettagli, come la colazione, tieni presente che alcuni canali non inviano tutti i dettagli relativi alle inclusioni o al piano pasti nel messaggio di prenotazione alla piattaforma Little Hotelier. Contatta il canale per confermare quali inclusioni sono configurate e cosa ha prenotato l’ospite.
Come prevenire gli overbooking
Puoi ridurre il rischio di overbooking nei seguenti modi:
Controlla regolarmente che la disponibilità sia corretta.
Assicurati che tutte le tariffe delle camere richieste siano mappate correttamente sui canali.
Se ti rimane una sola camera e ritieni probabile ricevere una prenotazione per quella camera, puoi applicare un blocco vendite sui canali meno performanti e offrire l’ultima camera solo ai canali più performanti.
Monitora e correggi le tariffe o i canali che potrebbero essere stati disabilitati.