Se hai un overbooking ma non riesci a trovare i dati dell'ospite nel tuo sistema, segui questi passaggi per individuare la prenotazione e risolvere la discrepanza.
Trovare la prenotazione mancante
Prima di procedere con la risoluzione del problema, verifica di visualizzare la data e l'anno corretti nel tuo calendario di reception.
Controllare l'extranet del canale: accedi direttamente al sito di prenotazione (ad es. Booking.com). Cerca la prenotazione utilizzando il nome dell'ospite o le date. Non possiamo contattare il canale per conto tuo.
Controllare la prenotazione diretta: se la prenotazione proviene dal tuo sito web, vai su Le mie app > Channel manager > Canali > Prenotazioni per trovare i dettagli.
Identificare problemi di mappatura: vai su Le mie app > Channel manager > Canali > Configura. Cerca tariffe con la dicitura «Questa camera non è attualmente mappata» o tariffe disabilitate.
Contattare il canale: se non riesci a trovare i dettagli della prenotazione, contatta direttamente il canale. Little Hotelier non è in grado di contattare i canali di prenotazione per conto tuo.
Gestione delle prenotazioni «non allocate» (in blu)
In Little Hotelier, un overbooking appare spesso come una prenotazione blu nella riga «Non allocato» del calendario di reception.
Cosa sono: le prenotazioni non allocate sono soggiorni validi e confermati, non errori. Contano come prenotazioni reali e hanno già ridotto la tua disponibilità. Devono semplicemente essere assegnate a una camera fisica.
Riorganizzare le prenotazioni: controlla se gli ospiti possono soggiornare nella stessa camera per l'intera durata del loro soggiorno. Cerca notti consecutive disponibili in un'unica camera fisica per la prenotazione non allocata.
Creare spazio: sposta le prenotazioni esistenti trascinandole tra le camere nel calendario di reception. Puoi anche aprire una prenotazione e modificare il campo «N. camera» per assegnare una camera diversa.
Allocare la prenotazione: una volta creato lo spazio consecutivo, trascina la prenotazione blu dalla riga «Non allocato» nella camera disponibile.
Spostare le prenotazioni all'interno dello stesso tipo di camera: cerca spazi liberi tra le camere di quel tipo specifico per verificare se è possibile inserire la prenotazione blu in una camera disponibile.
Verificare la cronologia della mappatura
⚠️ Importante: se hai recentemente attivato o mappato una tariffa di canale, le prenotazioni create prima dell'attivazione della mappatura non verranno sincronizzate automaticamente (non verranno reinviate) al tuo sistema. Devi aggiungere queste prenotazioni manualmente in Reception > Calendario.
Per verificare se la tempistica è il problema:
Trovare la data di attivazione: nel channel manager, fai clic sulla tariffa del canale, seleziona «Audit» e cerca l'«hoteliers timestamp» (data/ora di attivazione da parte dell'albergatore).
Confrontare le date: se la «data di creazione» della prenotazione è precedente al timestamp dell'audit, il sistema non può inviarla al tuo calendario. Devi aggiungere manualmente i dati di questi ospiti.
Ritardo di sincronizzazione: gli aggiornamenti della disponibilità possono richiedere fino a 5 minuti per sincronizzarsi su tutti i canali. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, potrebbe verificarsi una doppia prenotazione.
Cosa causa l'overbooking?
L'overbooking si verifica perché il sistema non riesce ad aggiornare l'inventario (disponibilità) per tariffe non mappate o disconnesse.
Problemi di mappatura: se le tariffe delle camere non sono mappate o sono collegate alla tariffa di canale errata, la prenotazione non può essere recapitata alla tua reception.
Ritardo di sincronizzazione: l'aggiornamento della disponibilità su tutti i canali può richiedere fino a 5 minuti. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, potrebbe verificarsi una doppia prenotazione.
Stato disabilitato: se un canale o una tariffa è «Disabilitato», Little Hotelier smette di inviare aggiornamenti dell'inventario. Il canale continuerà a vendere in base agli ultimi dati disponibili, creando un elevato rischio di overbooking.
Walk-in non registrati: se le prenotazioni manuali o i «walk-in» non vengono aggiunti immediatamente al calendario, la disponibilità online rimarrà troppo alta.
Passaggi per risolvere il problema
Individuare la prenotazione mancante
Se non riesci a trovare la prenotazione in Little Hotelier, devi verificare la fonte della prenotazione.
Controllare l'extranet del canale: accedi direttamente all'extranet del canale.
Cercare la prenotazione: usa il nome dell'ospite o le date per trovare la prenotazione e annota il piano tariffario utilizzato.
Gestire la prenotazione mancante
Azioni immediate:
Aggiungere manualmente la prenotazione: vai su Reception > Calendario, fai clic sulla data di check-in e seleziona «Aggiungi prenotazione». Inserisci i dati dell'ospite trovati sull'extranet del canale. Crea manualmente la prenotazione in Little Hotelier Reception e adegua il tuo inventario.
Ridurre l'inventario: la creazione della prenotazione ridurrà automaticamente la tua disponibilità. Tieni presente che eventuali modifiche o cancellazioni future della stessa prenotazione manuale dovranno essere aggiornate o annullate manualmente in Reception.
Rilocare l'ospite: se sei al completo, contatta il canale per gestire il trasferimento dell'ospite.
Correggere la mappatura e la configurazione:
Per prevenire futuri overbooking, devi mappare tutte le tariffe non mappate e riabilitare i canali o le tariffe disabilitate.
Istruzioni passo dopo passo per mappare le tariffe non mappate:
Vai su Le mie app > Channel manager > Canali > Configura.
Mappa le tariffe non mappate e correggi le tariffe di canale o i canali disabilitati.
Verificare che tutte le tariffe siano mappate:
Controlla la dicitura «Tariffe mappate: X/Y» nell'angolo in alto a destra della pagina. Assicurati che tutte le tariffe delle camere dei canali siano mappate, verificando che i valori X e Y corrispondano (ad es. 44/44). Se i numeri non corrispondono, ci sono ancora tariffe non mappate da configurare.
Riabilitare le tariffe o i canali disabilitati:
⚠️ Se una tariffa di canale o un intero canale è disabilitato o non mappato, nessun aggiornamento dell'inventario verrà inviato al canale, aumentando il rischio di overbooking. Se una tariffa di canale o un canale è stato disabilitato a causa di un errore, risolvi prima l'errore, poi riabilita il canale o la tariffa di canale.
Nota: le inclusioni della prenotazione possono differire tra il canale e Little Hotelier
Se la prenotazione viene recapitata correttamente e la mappatura è corretta, ma mancano alcuni dettagli (come la colazione), tieni presente che alcuni canali non inviano informazioni complete sulle inclusioni o sul piano pasti nel messaggio di prenotazione alla tua piattaforma Little Hotelier. Contatta il canale per verificare quali inclusioni sono impostate e cosa ha prenotato l'ospite.
Come prevenire l'overbooking
Misure per ridurre il rischio di overbooking:
Controlla regolarmente che la tua disponibilità sia corretta.
Assicurati che tutte le tariffe delle camere richieste siano correttamente mappate ai tuoi canali.
Se ti rimane solo una camera e ritieni probabile che venga prenotata, potresti applicare un blocco vendite sui canali meno performanti e offrire l'ultima camera solo ai canali più redditizi.
Monitora e correggi le tariffe di canale o i canali che potrebbero essere stati disabilitati.