Se si verifica un overbooking ma non riesci a trovare i dati dell'ospite nel tuo sistema, segui questi passaggi per individuare la prenotazione e risolvere la discrepanza.
Trova la prenotazione mancante
Prima di procedere con la risoluzione del problema, verifica di star visualizzando la data e l'anno corretti nel calendario del sistema di reception.
Controlla l'extranet del canale: Accedi direttamente al sito di prenotazione (ad es. Booking.com). Cerca la prenotazione tramite il nome dell'ospite o le date del soggiorno. Non possiamo contattare il canale per tuo conto.
Controlla la prenotazione diretta: Se la prenotazione proviene dal tuo sito web, vai su Le mie app > Prenotazione diretta > Prenotazioni per trovare i dettagli. Se la prenotazione non è confermata, non verrà visualizzata nel sistema di reception. Cerca una notifica Azione richiesta in cima alla pagina.
Individua eventuali problemi di mappatura per le tariffe del canale: Vai su Le mie app > Channel Manager > Canali > Configura. Controlla se sono presenti tariffe con il messaggio "Questa camera non è attualmente mappata" o tariffe disabilitate.
Contatta il canale: Se non riesci a trovare i dettagli della prenotazione, contatta direttamente il canale. Little Hotelier non è in grado di contattare i canali di prenotazione per tuo conto.
Gestione delle prenotazioni "Non allocate" (in blu)
In Little Hotelier, un overbooking viene spesso visualizzato come una prenotazione blu nella riga Non allocate del calendario del sistema di reception.
Di cosa si tratta: Le prenotazioni non allocate sono soggiorni validi e confermati, non si tratta di errori. Vengono conteggiate come prenotazioni reali e hanno già ridotto la disponibilità. È sufficiente assegnarle a una camera fisica.
Riorganizza le prenotazioni: Verifica se gli ospiti possono soggiornare nella stessa camera per l'intera durata del soggiorno. Controlla se sono disponibili notti consecutive in una camera fisica per la prenotazione non allocata.
Crea disponibilità: Sposta le prenotazioni esistenti trascinandole tra le camere nel calendario del sistema di reception. Puoi anche aprire una prenotazione e modificare il campo n. camera per assegnare una camera diversa.
Alloca la prenotazione: Dopo aver creato lo spazio necessario per le notti consecutive, trascina la prenotazione blu dalla riga Non allocate nella camera disponibile.
Sposta le prenotazioni all'interno della stessa tipologia di camera: Controlla gli spazi vuoti tra le camere di quella tipologia specifica per verificare se è possibile inserire la prenotazione blu in una camera disponibile.
Verifica la cronologia della mappatura
⚠️ Importante: se hai abilitato o mappato di recente una tariffa del canale, le prenotazioni create prima dell'abilitazione della mappatura non verranno sincronizzate automaticamente (reinviate) al tuo sistema. Dovrai aggiungere manualmente queste prenotazioni in Sistema di reception > Calendario.
Per verificare se il problema è dovuto ai tempi di mappatura:
Trova la data di abilitazione: In Channel Manager, fai clic sulla tariffa del canale, seleziona Registro delle modifiche e individua il "timestamp dell'albergatore" corrispondente al momento in cui è stata abilitata.
Confronta le date: Se la data di creazione della prenotazione è precedente al timestamp del registro delle modifiche, il sistema non può inviarla al tuo calendario. Dovrai aggiungere manualmente i dati dell'ospite.
Ritardo di sincronizzazione: Gli aggiornamenti della disponibilità possono richiedere fino a 5 minuti per sincronizzarsi su tutti i canali. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una prenotazione doppia.
Cosa causa gli overbooking?
Gli overbooking si verificano quando il sistema non è in grado di aggiornare l'inventario (disponibilità) per le tariffe non mappate o disconnesse.
Problemi di mappatura: Se le tariffe delle camere non sono mappate o sono collegate alla tariffa del canale errata, la prenotazione non può essere recapitata al sistema di reception.
Ritardo di sincronizzazione: Gli aggiornamenti della disponibilità possono richiedere fino a 5 minuti per aggiornarsi su tutti i canali. Se due ospiti prenotano contemporaneamente su siti diversi, può verificarsi una prenotazione doppia.
Stato disabilitato: Se un canale o una tariffa è "Disabilitato/a", Little Hotelier smette di inviare aggiornamenti dell'inventario. Il canale continuerà a vendere in base agli ultimi dati disponibili, con un elevato rischio di overbooking.
Prenotazioni dirette mancanti: Se le prenotazioni manuali o gli ospiti senza prenotazione non vengono aggiunti immediatamente al calendario, la disponibilità online resterà troppo alta. Se una prenotazione diretta presenta un problema di pagamento al momento del checkout, potrebbe restare in stato non confermato e non apparire nel sistema di reception.
Gestisci la prenotazione mancante
Azioni immediate:
Aggiungi manualmente la prenotazione: Vai su Sistema di reception > Calendario, fai clic sulla data di check-in e seleziona Aggiungi prenotazione. Inserisci i dati dell'ospite trovati nell'extranet del canale. Crea manualmente la prenotazione nel sistema di reception di Little Hotelier e modifica il tuo inventario.
Riduci l'inventario: La creazione della prenotazione ridurrà automaticamente la disponibilità. Tieni presente che eventuali modifiche o cancellazioni future della stessa prenotazione manuale dovranno essere aggiornate o cancellate manualmente nel sistema di reception.
Riprotezione dell'ospite: Se la struttura è al completo, contatta il canale per gestire la riprotezione dell'ospite.
Correggi la mappatura e le impostazioni
Per evitare futuri overbooking, dovrai mappare tutte le tariffe non mappate ai canali collegati e riabilitare i canali o le tariffe disabilitati.
Passaggi per mappare le tariffe non mappate:
Vai su Le mie app > Channel Manager > Canali > Configura
Mappa le tariffe non mappate e correggi le tariffe del canale o i canali disabilitati.
Verifica che tutte le tariffe siano mappate:
Controlla "Tariffe mappate: X/Y" nell'angolo in alto a destra della pagina. Assicurati che tutte le tariffe delle camere del canale siano mappate verificando che i valori X e Y corrispondano (ad es. 44/44). Se i numeri non corrispondono, sono ancora presenti tariffe non mappate da configurare.
Riabilita le tariffe o i canali disabilitati:
⚠️ Se una tariffa del canale o un intero canale è disabilitato o non mappato, non verranno inviati aggiornamenti dell'inventario al canale, aumentando il rischio di overbooking. Se una tariffa del canale o un canale è stato disabilitato a causa di un errore, risolvi prima l'errore, quindi riabilita il canale o la tariffa del canale.
Nota: le inclusioni della prenotazione possono differire tra il canale e Little Hotelier
Se la prenotazione viene recapitata correttamente e la mappatura è corretta, ma alcuni dettagli (come la colazione) risultano mancanti, tieni presente che alcuni canali non inviano i dettagli completi delle inclusioni o del piano pasti nel messaggio di prenotazione alla piattaforma Little Hotelier. Contatta il canale per verificare quali inclusioni sono configurate e cosa ha prenotato l'ospite.
Come prevenire gli overbooking
Alcune misure per ridurre il rischio di overbooking:
Controlla regolarmente che la disponibilità sia corretta.
Assicurati che tutte le tariffe delle camere richieste siano mappate correttamente ai tuoi canali.
Se hai una sola camera rimasta e ritieni probabile ricevere una prenotazione per quella camera, puoi attivare un blocco vendite sui canali con prestazioni più basse e riservare l'ultima camera ai canali con prestazioni migliori.
Monitora e correggi eventuali tariffe del canale o canali che potrebbero essere stati disabilitati.