La pagina Prenotazioni di Little Hotelier ti permette di cercare ed esportare i dati delle prenotazioni utilizzando una serie di filtri, tra cui cognome dell'ospite, riferimento della prenotazione, numero di fattura e stato. Puoi anche utilizzare il Calendario per effettuare una ricerca in base alla data di check-in o di check-out.
Cerca le informazioni di una prenotazione
Per cercare le prenotazioni, vai su Le mie app > Sistema di reception > Prenotazioni e utilizza i filtri indicati di seguito.
Puoi filtrare per:
Cognome dell'ospite
Riferimento della prenotazione: inserisci una parte o l'intero riferimento della prenotazione
Numero di fattura: nei risultati verranno mostrate tutte le fatture relative alle prenotazioni filtrate
Tipologia di data: seleziona Data di check-in, Data di check-out o Data di prenotazione dal menu a tendina
Data di inizio / Data di fine: imposta l'intervallo di date per la tipologia di data selezionata
Stato: seleziona Tutti, Cancellata, Check-in effettuato, Check-out effettuato o Confermata dal menu a tendina
Dopo aver impostato i filtri, fai clic su Cerca.
💡 Imposta l'intervallo di date prima di avviare la ricerca, oppure lascia vuoti i campi delle date per ottenere risultati relativi a qualsiasi data.
Cercare una prenotazione senza conoscere le date
Se vuoi cercare una prenotazione ma non conosci le date esatte, puoi:
Selezionare un ampio intervallo di date utilizzando i campi Data di inizio e Data di fine, oppure
Lasciare vuoti i campi delle date per effettuare una ricerca su tutte le date
💡 Se lasci vuoti i campi delle date, utilizza i campi Cognome dell'ospite, Riferimento della prenotazione o Numero di fattura per restringere i risultati. Se la ricerca restituisce troppi risultati, Little Hotelier mostrerà solo i primi 31 giorni. Utilizza la funzionalità Esporta per visualizzare l'intero set di risultati.
Utilizzare la ricerca delle prenotazioni per generare report
La ricerca delle prenotazioni è utile per generare report periodici. Per ottenere i risultati più utili ai fini della reportistica:
Effettua la ricerca impostando un intervallo di date di una settimana o di un mese, in modo da poter confrontare periodi di uguale durata
Utilizza filtri generici anziché specifici: evita di inserire il nome di un ospite, il riferimento di una prenotazione o un numero di fattura, poiché questi restringono troppo la ricerca ai fini di un report
➕ Ad esempio, per confrontare le cancellazioni tra l'estate e l'inverno, esegui due ricerche separate per le prenotazioni cancellate con data di check-in in ciascuna stagione. Esporta entrambi i risultati e confrontali in un foglio di calcolo per individuare i periodi con il maggior numero di cancellazioni.
Comprendere i risultati della ricerca
Dopo aver fatto clic su Cerca, i risultati verranno visualizzati in un elenco con le seguenti colonne:
Stato: indica se la prenotazione è Confermata, con Check-in effettuato, con Check-out effettuato o Cancellata
Nome: nome e cognome indicati nella sezione Contatto principale
Riferimento: il numero identificativo fornito all'ospite per una prenotazione univoca, noto anche come numero di conferma della prenotazione. È composto da due parti:
Codice lettera: le prime lettere del riferimento, che indicano il canale da cui proviene la prenotazione. Ad esempio: LH = creata manualmente o tramite il tuo motore di prenotazione diretta; BDC = Booking.com; EXP = Expedia; ABB = Airbnb; AGO = Agoda; HWL = Hostelworld
Numero di sequenza: i numeri che seguono il codice lettera. Ogni prenotazione ha un numero di sequenza univoco.
Fonte: indica Extranet (creata manualmente), Diretta (motore di prenotazione diretta) oppure il nome del canale
Occupanti: il numero di adulti, bambini e neonati
Check-in / Check-out: date di arrivo e di partenza
Prenotata il: la data in cui è stata creata la prenotazione
Orario di arrivo previsto: l'orario di arrivo stimato scelto dall'ospite. Se l'ospite non ha specificato un orario di arrivo, in questa colonna comparirà un trattino (-)
Camera: il numero della camera assegnata alla prenotazione
Totale: il prezzo totale della prenotazione, comprensivo di servizi extra, tasse e altri costi
Saldo: l'eventuale importo ancora da saldare
Fattura: il numero della fattura più recente relativa alla prenotazione
Scarica ed esporta l'elenco delle prenotazioni
Nota: per esportare, devi utilizzare un dispositivo attendibile.
Per esportare un report delle prenotazioni:
Vai su Le mie app > Sistema di reception > Prenotazioni.
Imposta i filtri e fai clic su Cerca.
Fai clic su Esporta in alto a destra o in basso a destra della pagina.
Il file verrà scaricato come foglio di calcolo .CSV.
💡 Puoi anche utilizzare il Report sulle pulizie in Prenotazioni > Pulizie per fornire al personale una panoramica giornaliera degli arrivi e dello stato delle camere.
Contenuto del file CSV esportato
Il file esportato contiene colonne aggiuntive non visualizzate nei risultati di ricerca a schermo. I campi vuoti indicano che non è stata inserita alcuna informazione o che il campo non si applica a quella prenotazione.
I campi contrassegnati con (*) contengono dati solo se la prenotazione è arrivata tramite il tuo motore di prenotazione diretta o è stata creata manualmente nel tuo sistema di reception.
Informazioni di base
Riferimento della prenotazione
Data di prenotazione
Nome della struttura
Nome del canale (o Extranet per le prenotazioni manuali, oppure Diretta per le prenotazioni dirette)
Informazioni sull'ospite
Nome dell'ospite
Cognome dell'ospite
E-mail dell'ospite
Azienda dell'ospite
Indirizzo dell'ospite, seconda riga dell'indirizzo, città, provincia, paese e codice postale
⚠️ Per motivi di sicurezza, i numeri di telefono degli ospiti non sono inclusi nel file esportato.
Dettagli del soggiorno
Data di check-in
Data di check-out
Durata del soggiorno (notti)
(*) Orario di arrivo
Commenti dell'ospite
Stato
Stato (Confermata, Check-in effettuato, Check-out effettuato o Cancellata)
Cancellata il (data di cancellazione, se applicabile)
Camere e tariffe
Tipologie di camera
Numero di camere
Camere (nome o numero della camera assegnata)
Piani tariffari
Prezzi e pagamenti
Importo totale parziale (solo prezzo della camera, esclusi servizi extra e altri costi)
(*) Importo per adulto aggiuntivo
(*) Importo per bambino aggiuntivo
(*) Importo per neonato aggiuntivo
Importo totale servizi extra (non include le tariffe per ospiti aggiuntivi)
Importo maggiorazione carta di credito elaborato
Percentuale di maggiorazione
Totale pagamento
Pagamento ricevuto
Totale acconti elaborati
Saldo da pagare
Numero di ospiti
Numero di adulti
Numero di bambini
Numero di neonati
Campi aggiuntivi
(*) Dati personalizzati specifici della struttura (risposte ai campi di prenotazione personalizzati)
(*) Referral (risposta alla domanda "Come ci hai conosciuto?", se attivata)
(*) Prenotazione da mobile?: VERO se prenotata da mobile, FALSO se da desktop
Inserisci tariffe comprensive di imposte: VERO se le tariffe delle camere sono impostate come comprensive delle tasse
Totale imposte fisse
Totale imposte percentuali
(*) Newsletter richiesta: VERO se l'ospite ha aderito al momento della prenotazione
Esportare il numero totale di ospiti per un periodo specifico
Per esportare il numero totale di ospiti che hanno soggiornato in un periodo specifico, vai su Le mie app > Sistema di reception > Prenotazioni, quindi utilizza l'esportazione Prenotazioni.
Vai su Le mie app > Sistema di reception > Prenotazioni.
In Tipologia di data, seleziona Check-in o Check-out effettuato.
In Stato, seleziona Check-in effettuato o Check-out effettuato, in base alla tipologia di data selezionata. Nei totali vengono incluse solo le prenotazioni con questi stati.
Imposta le date Data di inizio e Data di fine (l'intervallo massimo è di 365 giorni per esportazione).
Fai clic su Cerca, quindi su Esporta per scaricare il file CSV.
Apri il file in Excel o Google Sheets e utilizza la funzione
SOMMAsulle colonne Numero di adulti, Numero di bambini e Numero di neonati per calcolare i totali.
⚠️ Se un ospite ha soggiornato nella tua struttura ma la sua prenotazione risulta ancora contrassegnata come Confermata o In sospeso, non verrà conteggiato.