Dopo aver creato una prenotazione, è possibile generare una fattura o una ricevuta per la nuova prenotazione.
Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento ufficiale che registra i dettagli di una transazione tra la struttura e un ospite. Include tutti i dettagli della prenotazione, gli addebiti e le informazioni di pagamento, fornendo un chiaro riepilogo finanziario sia per la struttura che per gli ospiti.
Come generare una fattura
Dopo aver creato una prenotazione, è possibile generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di iniziare
Verificare che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti
Tenere presente che la generazione di una fattura crea un record permanente: eventuali modifiche successive richiederanno una nuova fattura
Passaggi per generare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo
Vai alla scheda Fatture
Per le nuove prenotazioni, fai clic su Genera fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli siano corretti
Se si modificano i dettagli della prenotazione dopo aver generato una fattura, sarà necessario aggiornare la fattura. Questo genera una nuova fattura con un numero diverso.
Come aggiornare una fattura esistente
Se è già stata generata una fattura, sarà necessario aggiornarla in caso di modifiche a uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Camere (aggiunte o rimosse)
Tipologia di camera per qualsiasi soggiorno
Piano tariffario per qualsiasi soggiorno
Numero di occupanti per qualsiasi soggiorno
Servizi extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Pagamenti (registrati, elaborati o rimborsati)
Dati del cliente
Stato della prenotazione
Aggiornare le fatture solo quando strettamente necessario, per evitare di avere numerose fatture non valide nel sistema.
Passaggi per aggiornare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sul lato destro del contrassegno della prenotazione per aprirla
Modifica i dettagli della prenotazione
Ricontrolla tutti i dettagli nella scheda Dettagli e fai clic su Salva per aggiornare le modifiche
Vai alla scheda Fatture
Saranno visibili:
Il numero della fattura corrente
Il pulsante La fattura non è aggiornata, fai clic qui per aggiornare
La data di emissione della fattura corrente
Fai clic su La fattura non è aggiornata per generare una nuova fattura con i dettagli aggiornati
Note:
Una volta creata, una fattura non può essere eliminata né modificata. Il sistema genera una nuova fattura e contrassegna le versioni precedenti come non valide. Questo è spesso un requisito legale a seconda della località.
Solo la fattura più recente è valida. Tutte le versioni precedenti mostreranno la filigrana Non valida.
Sistema di numerazione delle fatture
Quando si aggiorna una fattura, la nuova versione mantiene il numero di fattura di base con un numero di sequenza aggiuntivo, che indica quanti aggiornamenti ha ricevuto.
Esempio:
Fattura originale: INV-100-XYZ
Dopo il primo aggiornamento: INV-100-XYZ-1
Dopo il decimo aggiornamento: INV-100-XYZ-10
Il numero di sequenza traccia il numero di modifiche, non le versioni: INV-100-XYZ-1 è tecnicamente la seconda versione della fattura, mentre INV-100-XYZ-10 è l'undicesima versione.
Eccezione per le strutture in Spagna
Per le strutture situate in Spagna, le fatture e le fatture rettificate utilizzano un formato di numerazione diverso per rispettare la normativa fiscale spagnola. Ad esempio:
Fattura: 2022-01-property-001
Fattura rettificata: R-2022-01-property-001
Per maggiori dettagli su come funzionano le fatture rettificate in Spagna e sul formato di numerazione richiesto, consulta Rettificare una fattura (Spagna).
Informazioni incluse in una fattura
Sezione | Campi |
| Numero fattura |
| Data fattura |
Informazioni sulla struttura | Intestazione |
| Logo |
| Nome e indirizzo della struttura |
| Informazioni di contatto (numeri di telefono, e-mail) |
| Partita IVA |
| Norme di pagamento |
Informazioni sull'ospite | Nome (nome e cognome) |
| Indirizzo completo (via, città, stato/provincia, codice postale, paese) |
Dettagli della prenotazione | Stato del pagamento (Pagato o Non pagato) |
| Numero di prenotazione |
| Stato della prenotazione |
| Date di arrivo e partenza |
| Numero di notti |
| Numero di ospiti (adulti, bambini, neonati) |
Dettaglio dei pagamenti | Addebiti notturni con date |
| Descrizione del piano tariffario |
| Numero di camera |
| Servizi extra con quantità |
| Costi degli articoli e totale |
| Registrazioni dei pagamenti |
| Subtotale, totale e saldo finale |
Personalizza l'aspetto (branding, layout e contenuto) delle fatture per gli ospiti in Impostazioni > Personalizzazione fattura.
Se l'indirizzo di un ospite non compare in una fattura, verifica che l'opzione Includi l'indirizzo dell'ospite principale nella fattura sia selezionata.
Come stampare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo
Fai clic su Stampa
Seleziona Fattura dal menu a discesa
Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa
Fai clic su Stampa
È possibile salvare la fattura come PDF sul computer selezionando Salva come PDF nella finestra di dialogo di stampa.
Come inviare una fattura via e-mail
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo
Fai clic su E-mail
Seleziona Fattura dal menu a discesa
La fattura verrà inviata automaticamente all'indirizzo e-mail di contatto principale indicato nella prenotazione.
Note:
Se non si dispone di Little Hotelier Pay, è possibile utilizzare la fattura come ricevuta per l'ospite. Registra prima il pagamento dell'ospite in modo da mostrare un saldo finale di 0,00
Servizi extra: la fattura viene generata in base alla prenotazione della camera associata e non può essere creata solo per i servizi extra.