Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento ufficiale che registra i dettagli di una transazione tra la tua struttura e un ospite. Include tutti i dettagli della prenotazione, gli addebiti e le informazioni di pagamento, fornendo un resoconto finanziario chiaro sia per te che per i tuoi ospiti.
Come generare una fattura
Dopo aver creato una prenotazione, puoi generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di iniziare
Assicurati che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti
Ricorda che la generazione di una fattura crea un record permanente: eventuali modifiche successive richiederanno una nuova fattura
Passaggi per generare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo
Vai alla scheda Fatture
Per le nuove prenotazioni, fai clic su Genera fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli siano corretti
Se modifichi i dettagli della prenotazione dopo aver generato una fattura, dovrai aggiornarla. Questo genera una nuova fattura con un numero diverso.
Come aggiornare una fattura esistente
Se hai già generato una fattura, dovrai aggiornarla se modifichi uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Camere (aggiunte o rimosse)
Tipologia di camera per qualsiasi soggiorno
Piano tariffario per qualsiasi soggiorno
Numero di occupanti per qualsiasi soggiorno
Servizi extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Pagamenti (registrati, elaborati o rimborsati)
Dati del cliente
Stato della prenotazione
Aggiorna le fatture solo quando strettamente necessario, per evitare di avere numerose fatture non valide nel sistema.
Passaggi per aggiornare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sul lato destro del contrassegno della prenotazione per aprirla
Modifica i dettagli della prenotazione
Ricontrolla tutti i dettagli nella scheda Dettagli e fai clic su Salva per aggiornare le modifiche
Vai alla scheda Fatture
Vedrai:
Il numero di fattura attuale
Il pulsante La fattura non è aggiornata, fai clic qui per aggiornarla
La data di emissione della fattura attuale
Fai clic su La fattura non è aggiornata per generare una nuova fattura con i dettagli aggiornati
Note:
Una volta creata, una fattura non può essere eliminata o modificata. Il sistema genera una nuova fattura e contrassegna le versioni precedenti come non valide. Questo è spesso un requisito legale a seconda della tua posizione geografica.
Solo l'ultima fattura è valida. Tutte le versioni precedenti mostreranno una filigrana Non valida.
Sistema di numerazione delle fatture
Quando aggiorni una fattura, la nuova versione mantiene il numero di fattura di base con un numero di sequenza aggiuntivo, che indica quanti aggiornamenti ha ricevuto.
Esempio:
Fattura originale: INV-100-XYZ
Dopo il primo aggiornamento: INV-100-XYZ-1
Dopo il decimo aggiornamento: INV-100-XYZ-10
Il numero di sequenza tiene traccia del numero di modifiche, non delle versioni. INV-100-XYZ-1 è tecnicamente la seconda versione della fattura, mentre INV-100-XYZ-10 è l'undicesima versione.
Eccezione per le strutture in Spagna
Per le strutture situate in Spagna, le fatture e le fatture rettificate utilizzano un formato di numerazione diverso per conformarsi alle normative fiscali spagnole. Ad esempio:
Fattura: 2022-01-property-001
Fattura rettificata: R-2022-01-property-001`
Per informazioni dettagliate su come funzionano le fatture rettificate in Spagna e sul formato di numerazione richiesto, consulta Rettificare una fattura (Spagna).
Informazioni incluse in una fattura
Sezione | Campi |
| Numero di fattura |
| Data della fattura |
Informazioni sulla struttura | Intestazione |
| Logo |
| Nome e indirizzo della struttura |
| Informazioni di contatto (numeri di telefono, e-mail) |
| Numero fiscale |
| Norme di pagamento |
Informazioni sull'ospite | Nome (nome e cognome) |
| Indirizzo completo (via, città, stato/provincia, codice postale, paese) |
Dettagli della prenotazione | Stato del pagamento (Pagato o Non pagato) |
| Numero di prenotazione |
| Stato della prenotazione |
| Date di arrivo e partenza |
| Numero di notti |
| Numero di ospiti (adulti, bambini, neonati) |
Dettaglio dei pagamenti | Addebiti notturni con date |
| Descrizione del piano tariffario |
| Numero di camera |
| Servizi extra con quantità |
| Costo dell'articolo e costo totale |
| Registrazioni dei pagamenti |
| Subtotale, totale e saldo finale |
Personalizza l'aspetto (branding, layout e contenuto) delle fatture per gli ospiti in Impostazioni > Personalizzazione fattura.
Come stampare una fattura
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo
Fai clic su Stampa
Seleziona Fattura dal menu a discesa
Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa
Fai clic su Stampa
Puoi salvare la fattura in formato PDF sul tuo computer selezionando Salva come PDF nella finestra di dialogo di stampa.
Come inviare una fattura via e-mail
Individua la prenotazione su Calendario o Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo
Fai clic su E-mail
Seleziona Fattura dal menu a discesa
La fattura verrà inviata automaticamente all'indirizzo e-mail di contatto principale indicato nella prenotazione.
Note:
Se non disponi di Little Hotelier Pay, puoi utilizzare la fattura come ricevuta per l'ospite. Registra prima il pagamento dell'ospite in modo da visualizzare un saldo finale di 0,00
Servizi extra: la fattura viene generata in base alla prenotazione della camera associata e non può essere creata solo per i servizi extra