Per i proprietari di strutture che non utilizzano un sistema di reception o un motore di prenotazione, può essere complicato creare le prenotazioni. Ciò potrebbe implicare il fatto che gli ospiti dovranno prenotare attraverso un'agenzia di viaggio online (OTA), il che per l'albergatore include il pagamento delle commissioni, oppure il rischio di perdere potenziali clienti per via delle offerte della concorrenza. Little Hotelier ti consente di creare le tue prenotazioni, risparmiando denaro e permettendoti di gestire il rapporto con gli ospiti.
Questo articolo spiega come creare una prenotazione, quali dettagli inserire e in più offre una descrizione di ogni scheda di cui si compone una prenotazione.
💡 È possibile creare le prenotazioni sia dalla pagina Calendario che da quella Prenotazioni.
Quando è necessario creare prenotazioni manuali?
Poiché Little Hotelier è collegato alle OTA (chiamate anche canali) e a un motore di prenotazione diretta, la maggior parte delle nuove prenotazioni verrà creata e aggiunta automaticamente al calendario. Tuttavia, se un ospite decide di effettuare una prenotazione tramite telefono o e-mail, dovrai crearla manualmente dal sistema di reception di Little Hotelier.
Creando una prenotazione potrai selezionare e riservare una camera per i tuoi ospiti; la tua disponibilità verrà aggiornata automaticamente anche sui canali a cui è collegata la tua struttura. Assicurati di inserire queste prenotazioni nel sistema di reception per evitare l'overbooking.
➕Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario creare una prenotazione manuale.
Quando un ospite senza prenotazione richiede una camera all'ultimo minuto.
Quando un ospite ti contatta tramite telefono, e-mail, sito web o pagine social.
Se hai accordi con agenzie di viaggio fisiche (non OTA), queste potrebbero contattarti per prenotare una camera per conto di uno dei loro clienti.
Se fai parte di una catena alberghiera o hai accordi con altre strutture, queste potrebbero avere bisogno di trasferire i loro ospiti perché sono in overbooking.
💡 Sai che esiste l'app mobile di Little Hotelier?
Come posso creare una prenotazione?
Esistono tre modi per creare manualmente una prenotazione su Little Hotelier:
Cliccando e trascinando il mouse sul calendario nella pagina Calendario.
Tramite il pulsante +Prenotazione (sempre nella pagina Calendario).
Tramite la pagina Prenotazioni.
Come posso creare una prenotazione nella pagina Calendario?
Ci sono due semplici modi per creare manualmente una prenotazione nella pagina Calendario.
Tramite il pulsante +Prenotazione.
Vai alla pagina Calendario.
Clicca sul pulsante +Prenotazione in alto a destra.
Apparirà la finestra a comparsa Nuova prenotazione, dove potrai inserire tutte le informazioni negli appositi campi. Consulta la sezione: Aggiungere nuovi dettagli alla prenotazione.
Cliccando e trascinando il mouse sul Calendario.
Vai alla pagina Calendario.
Individua la data di check-in della nuova prenotazione.
Nella cella corrispondente alla camera per la quale desideri creare la prenotazione, clicca e trascina il mouse verso destra selezionando i giorni interessati.
Nella finestra a comparsa Crea una nuova clicca sul pulsante +Prenotazione.
Apparirà la finestra a comparsa Nuova prenotazione, dove potrai inserire tutte le informazioni negli appositi campi. Consulta la sezione: Aggiungere nuovi dettagli alla prenotazione.
Come posso creare una prenotazione tramite la pagina delle Prenotazioni?
È possibile creare le prenotazioni anche dalla pagina Prenotazioni. Basta seguire i passaggi riportati sotto.
Vai alla pagina Prenotazioni.
Clicca su +Crea prenotazione sotto i filtri di ricerca.
Apparirà la finestra a comparsa Nuova prenotazione, dove potrai inserire tutte le informazioni negli appositi campi. Consulta la sezione: Aggiungere nuovi dettagli alla prenotazione.
Aggiungere nuovi dettagli alla prenotazione
Una volta creata una prenotazione, dovrai compilare alcuni campi della scheda Dettagli. Questa scheda contiene i dati più importanti della prenotazione, come le informazioni generali sul soggiorno, l'ospite principale e il riepilogo dei pagamenti.
Dettagli generali della prenotazione
Inserisci le date di check-in e di check-out.
💡 Il Num. nottie lo stato della prenotazione vengono visualizzati a destra di queste date.
Seleziona la Tipologia di camera e il Piano tariffario desiderato.
Seleziona il nome o il numero di una camera specifica (Camera) dal menù a tendina per assegnare una camera fisica alla prenotazione (e sapere quale chiave consegnare durante il check-in).
💡 Se lasci questo campo vuoto, la prenotazione apparirà come non assegnata sul Calendario, ma la disponibilità diminuirà comunque.
⚠️ Se il menù a tendina Camera non permette di selezionare alcun numero, vuol dire che non hai più camere disponibili per quella determinata tipologia. Perché?
Potrebbe essere necessario riorganizzare le prenotazioni per accogliere nuovi ospiti.
Le camere di quella tipologia sono tutte prenotate.
Le camere fisiche di quella tipologia sono tutte chiuse.
In ogni caso, prima di creare la prenotazione verifica perché non ci sono camere fisiche disponibili nel menù a tendina per evitare problemi di overbooking.
💡 Per le prenotazioni create tramite la pagina Calendario, i campi Check-in, Check-out, Tipologia di camera e Camera vengono compilati automaticamente.
Seleziona il numero di adulti, bambini e neonati inclusi nella prenotazione.
⚠️ Il numero di adulti deve essere sempre superiore a 0 se nelle impostazioni della tipologia di camera è stato impostato l'obbligo di almeno un adulto.
Il campo Camera mostrerà il prezzo totale della camera, escluse le spese per gli ospiti extra e gli sconti eventualmente applicati. Se il campo Piano tariffario è stato compilato, il prezzo della camera comparirà bloccato.
⚠️ Il prezzo della camera viene inserito automaticamente in base alla tariffa attualmente presente nell'inventario relativamente al piano tariffario e alle date selezionate.
💡 Se vuoi applicare manualmente una tariffa diversa, seleziona l'opzione vuota nel campo Piano tariffario per modificare il Camera.
Il campo Persone extra mostra la somma dei prezzi per tutti gli ospiti aggiuntivi non inclusi nel Prezzo totale della camera.
⚠️ Il campo Persone extra viene compilato automaticamente in base alle impostazioni del piano tariffario relative all'occupazione. Se il campo Piano tariffario viene lasciato vuoto, quello per le Persone extra non potrà essere modificato. In questo caso, dovrai includere eventuali tariffe extra nel Camera.
➕ Supponiamo di creare una prenotazione per una camera doppia. In base al piano tariffario, la tariffa standard include due adulti per un totale di 100 €. I bambini aggiuntivi pagano 20 € a testa. Se effettui una prenotazione per 2 adulti e 2 bambini, il campo Prezzo della camera indicherà un importo pari a 100 €, mente quello Persone extra sarà di 40 €. Non è possibile modificare nessuno di questi due campi se è stato selezionato un piano tariffario.
Aggiungi uno sconto, se applicabile. Puoi scegliere di offrire al tuo ospite uno sconto speciale che verrà indicato sulla fattura.
💡 Per saperne di più su come applicare uno sconto, consulta la sezione in basso: Come posso applicare uno sconto a una prenotazione?
Puoi aggiungere altre camere a una prenotazione cliccando sul pulsante +Aggiungi un'altra camera sotto il campo Sconto. In questo caso, basta compilare tutti i campi come spiegato nel passaggio 2 dei dettagli generali della prenotazione.
Contatto principale
Sotto i dettagli generali della prenotazione, nella scheda Dettagli, c'è una sezione denominata Contatto principale. Il contatto principale è l'ospite principale di una prenotazione, in genere la persona che ha effettuato la prenotazione o il pagamento.
Se la prenotazione include più di un ospite, è possibile aggiungere altri ospiti tramite la scheda Clienti della finestra di prenotazione.
⚠️ I dettagli del contatto principale (nome e documento d'identità) sono quelli che verranno inseriti nella fattura.
💡 I dettagli del contatto principale e quelli degli altri ospiti saranno salvati nella pagina Clienti di Little Hotelier.
Le seguenti informazioni relative al contatto principale sono obbligatorie:
Nome e Cognome.
I seguenti dettagli, invece, non sono necessari per salvare una prenotazione:
Recapiti: E-mail e Numero di telefono.
Indirizzo (i campi relativi alla città e al Paese sono obbligatori in Germania).
Pagamento: è possibile aggiungere i dati della carta di credito degli ospiti quali il numero, la data di scadenza (MM/AAAA) e il nome del titolare della carta.
💡 L'indirizzo e-mail è essenziale per inviare agli ospiti la conferma e il riepilogo della prenotazione, le fatture, ecc.
💡 Una volta salvati i dettagli del pagamento e della prenotazione, il numero della carta di credito verrà criptato. Solo gli utenti amministratori potranno visualizzarlo.Orario di arrivo
Fonte
💡 Conviene sempre chiedere agli ospiti come hanno trovato la tua struttura.Il tipo di documento d'identità e il relativo numero sono richiesti per legge in alcune località.
⚠️ È necessario verificare se le leggi locali impongono di richiedere queste informazioni ai propri ospiti. In Spagna, i proprietari delle strutture devono eseguire ed esportare i report per le forze dell'ordine con i dati del documento di identità degli ospiti e altre informazioni.
E-mail di marketing. Potrebbe essere necessario chiedere agli ospiti se acconsentono a ricevere e-mail di marketing, in conformità alle leggi sulla protezione dei dati. Se questa opzione non è disponibile, potrebbe essere necessario abilitare il consenso al GDPR nelle Impostazioni di visualizzazione dell'ospite.
Nella sezione Commenti del cliente è possibile aggiungere commenti o annotare eventuali richieste speciali. Ad esempio, "Preferisco una camera con vista" o "Ho bisogno di una camera con accesso facilitato al piano terra o vicino a un ascensore".
💡 I commenti aggiunti qui saranno riportati nell'e-mail di conferma inviata all'ospite. Se preferisci aggiungere commenti visibili solo al personale, puoi farlo tramite la scheda Note dopo aver creato la prenotazione.
⚠️ Non inserire i dati della carta di credito nella casella Commenti del cliente o nella scheda Note poiché, se rilevati, il sistema li cripterà automaticamente.
È consigliabile salvare la prenotazione mantenendo le informazioni inserite. Per farlo, clicca su Salva in basso a destra.
➕ Dopo aver salvato i dati, verrà generato un numero di riferimento prenotazione. Le prenotazioni manuali e quelle che arrivano dal motore di prenotazione diretta avranno sempre un numero di riferimento prenotazione (chiamato anche ID prenotazione) che inizia con "LH" seguito da un numero. Nella prenotazione saranno disponibili anche nuove schede, tra cui Ospiti, Inclusioni, Servizi extra, Pagamenti, Note e Fatture.
💡 Sai che puoi aggiungere un campo personalizzato nella sezione Contatto principale? È utile per chiedere agli ospiti le informazioni non incluse negli altri campi. Ad esempio, è possibile utilizzarlo per segnalare eventuali allergie o per fornire un codice fedeltà agli ospiti.
Riepilogo prenotazione
Nella scheda Dettagli, quando si crea o si modifica una prenotazione, verrà mostrato un riepilogo che fornisce una panoramica dei costi totali della prenotazione. Di seguito è riportata una spiegazione dettagliata di ogni campo del Riepilogo prenotazione.
Totale camera: è il prezzo totale della camera, escluse le spese per le persone extra ed eventuali sconti.
Totale persone extra: è il prezzo totale per tutti gli ospiti aggiuntivi (adulti, bambini e neonati) che non sono inclusi nel prezzo totale della camera.
Totale servizi extra: è il prezzo totale di tutti gli extra aggiunti nella scheda relativa ai servizi extra della prenotazione.
Totale sconto: mostra il valore inserito nel campo Sconto.
Commissioni carta di credito: mostra le spese aggiuntive eventualmente addebitate agli ospiti in caso di pagamento con determinate carte di credito.
Totale: è il totale complessivo che l'ospite deve pagare, compresi i costi aggiuntivi, le tasse e le commissioni, al netto di eventuali sconti.
Totale ricevuto: indica l'importo già pagato da un ospite. Il Totale ricevuto viene modificato ogni volta che elabori o registri un pagamento.
💡 Potresti scegliere di richiedere un acconto che gli ospiti dovranno pagare al momento della prenotazione.
Totale da saldare: è l'importo ancora da pagare, calcolato sottraendo dal Totale il Totale ricevuto. Il Totale da saldare mostra l'importo che l'ospite deve ancora pagare Il Totale da saldare viene modificato ogni volta che elabori o registri un pagamento.
💡 Le prenotazioni verranno visualizzate con diversi colori sulla pagina Calendario in base allo stato del pagamento, a seconda che siano state pagate del tutto o che ci sia un importo in sospeso. Per saperne di più: Panoramica sul calendario.
Percentuale tasse incluse/Percentuale tasse totali: è l'importo totale delle tasse incluse nella prenotazione. Questo importo può essere visualizzato in due modi diversi nel Riepilogo prenotazione, a seconda della configurazione fiscale.
Se si seleziona l'opzione Mostra le tariffe delle camere comprensive di imposte e commissioni su Configura > Configura imposte > Impostazioni, la percentuale delle tasse incluse verrà visualizzata alla voce Totale da saldare nel Riepilogo prenotazione.
Se non si seleziona l'opzione Mostra le tariffe delle camere comprensive di imposte e commissioni su Configura > Configura imposte > Impostazioni, allora il totale della percentuale delle tasse apparirà alla voce Commissioni della carta di credito nel Riepilogo prenotazione.
💡 Nel riepilogo della prenotazione è possibile visualizzare anche le Imposte fisse, se sono state impostate.
Registra pagamento: questo pulsante ti consente di registrare manualmente i pagamenti e i rimborsi.
💡 Se utilizzi Pagamenti di Little Hotelier (il nostro gateway di pagamento), vedrai un ulteriore pulsante chiamato Esegui pagamento.
Se non hai salvato la prenotazione, puoi farlo cliccando su Salva in basso a destra.
Come si applica uno sconto a una prenotazione?
Gli sconti possono essere applicati tramite la scheda Dettagli di ogni prenotazione. Puoi scegliere di applicare uno sconto a livello di camera o per notte.
⚠️ È possibile applicare lo sconto solo in uno dei due modi.
Per applicare uno sconto a livello di camera:
Clicca sul simbolo dell'importo/percentuale per decidere se applicare lo sconto in base a un importo o in percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
Per applicare uno sconto per notte:
Clicca sulla freccia rivolta verso il basso accanto a Sconto. In questo modo verrà visualizzato il prezzo per notte.
⚠️ Questa freccia non è visibile per le prenotazioni di una notte.Clicca sul simbolo dell'importo/percentuale per scegliere tra l'importo o la percentuale (%).
Inserisci il valore dello sconto.
💡A seconda delle notti incluse nella prenotazione, gli sconti possono essere combinati in base all'importo e alla percentuale.
➕ Se applichi uno sconto in percentuale (%), questo verrà applicato al totale della camera e non al totale della prenotazione.
Ho creato la prenotazione: cosa sono le nuove opzioni che vedo?
Dopo aver cliccato su Salva, verrà creata la nuova prenotazione. Nella finestra di prenotazione saranno disponibili nuove informazioni e opzioni.
Verrà generato un numero di riferimento prenotazione (o ID prenotazione), mostrato nella parte superiore della finestra di prenotazione. Le prenotazioni manuali e quelle che arrivano dal motore di prenotazione diretta iniziano con "LH" seguito da un numero.
Accanto alla scheda Dettagli appariranno delle nuove schede in cui è possibile inserire le seguenti informazioni aggiuntive:
Ospiti
Inclusioni
Servizi extra
Pagamenti
Note
Fatture
Appariranno anche nuove opzioni e pulsanti nella scheda Dettagli:
Mantieni le tariffe per le date esistenti
Num. notti
Stato della prenotazione
Pulsante Aggiungi ospiti
Pulsante Stampa
Pulsante E-mail