Per i proprietari di strutture che non utilizzano un sistema di reception o un motore di prenotazione, può essere complicato creare le prenotazioni. Ciò potrebbe implicare il fatto che gli ospiti dovranno prenotare attraverso un'agenzia di viaggio online (OTA), il che per l'albergatore include il pagamento delle commissioni, oppure il rischio di perdere potenziali clienti per via delle offerte della concorrenza. Little Hotelier ti consente di creare le tue prenotazioni, risparmiando denaro e permettendoti di gestire il rapporto con gli ospiti.

Questo articolo spiega come creare una prenotazione, quali dettagli inserire e in più offre una descrizione di ogni scheda di cui si compone una prenotazione.

💡 È possibile creare le prenotazioni sia dalla pagina Calendario che da quella Prenotazioni.

Poiché Little Hotelier è collegato alle OTA (chiamate anche canali) e a un motore di prenotazione diretta, la maggior parte delle nuove prenotazioni verrà creata e aggiunta automaticamente al calendario. Tuttavia, se un ospite decide di effettuare una prenotazione tramite telefono o e-mail, dovrai crearla manualmente dal sistema di reception di Little Hotelier.

Creando una prenotazione potrai selezionare e riservare una camera per i tuoi ospiti; la tua disponibilità verrà aggiornata automaticamente anche sui canali a cui è collegata la tua struttura. Assicurati di inserire queste prenotazioni nel sistema di reception per evitare l'overbooking.

➕Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario creare una prenotazione manuale.

💡 Sai che esiste l'app mobile di Little Hotelier?

Esistono tre modi per creare manualmente una prenotazione su Little Hotelier:

Ci sono due semplici modi per creare manualmente una prenotazione nella pagina Calendario.

È possibile creare le prenotazioni anche dalla pagina Prenotazioni. Basta seguire i passaggi riportati sotto.

Una volta creata una prenotazione, dovrai compilare alcuni campi della scheda Dettagli. Questa scheda contiene i dati più importanti della prenotazione, come le informazioni generali sul soggiorno, l'ospite principale e il riepilogo dei pagamenti.

💡 Per le prenotazioni create tramite la pagina Calendario, i campi Check-in, Check-out, Tipologia di camera e Camera vengono compilati automaticamente.

Sotto i dettagli generali della prenotazione, nella scheda Dettagli, c'è una sezione denominata Contatto principale. Il contatto principale è l'ospite principale di una prenotazione, in genere la persona che ha effettuato la prenotazione o il pagamento.

Se la prenotazione include più di un ospite, è possibile aggiungere altri ospiti tramite la scheda Clienti della finestra di prenotazione.

⚠️ I dettagli del contatto principale (nome e documento d'identità) sono quelli che verranno inseriti nella fattura.

💡 I dettagli del contatto principale e quelli degli altri ospiti saranno salvati nella pagina Clienti di Little Hotelier.

Le seguenti informazioni relative al contatto principale sono obbligatorie:

I seguenti dettagli, invece, non sono necessari per salvare una prenotazione:

Nella sezione Commenti del cliente è possibile aggiungere commenti o annotare eventuali richieste speciali. Ad esempio, "Preferisco una camera con vista" o "Ho bisogno di una camera con accesso facilitato al piano terra o vicino a un ascensore".

💡 I commenti aggiunti qui saranno riportati nell'e-mail di conferma inviata all'ospite. Se preferisci aggiungere commenti visibili solo al personale, puoi farlo tramite la scheda Note dopo aver creato la prenotazione.

⚠️ Non inserire i dati della carta di credito nella casella Commenti del cliente o nella scheda Note poiché, se rilevati, il sistema li cripterà automaticamente.

È consigliabile salvare la prenotazione mantenendo le informazioni inserite. Per farlo, clicca su Salva in basso a destra.

➕ Dopo aver salvato i dati, verrà generato un numero di riferimento prenotazione. Le prenotazioni manuali e quelle che arrivano dal motore di prenotazione diretta avranno sempre un numero di riferimento prenotazione (chiamato anche ID prenotazione) che inizia con "LH" seguito da un numero. Nella prenotazione saranno disponibili anche nuove schede, tra cui Ospiti, Inclusioni, Servizi extra, Pagamenti, Note e Fatture.

💡 Sai che puoi aggiungere un campo personalizzato nella sezione Contatto principale? È utile per chiedere agli ospiti le informazioni non incluse negli altri campi. Ad esempio, è possibile utilizzarlo per segnalare eventuali allergie o per fornire un codice fedeltà agli ospiti.

Nella scheda Dettagli, quando si crea o si modifica una prenotazione, verrà mostrato un riepilogo che fornisce una panoramica dei costi totali della prenotazione. Di seguito è riportata una spiegazione dettagliata di ogni campo del Riepilogo prenotazione.

Se non hai salvato la prenotazione, puoi farlo cliccando su Salva in basso a destra.

Gli sconti possono essere applicati tramite la scheda Dettagli di ogni prenotazione. Puoi scegliere di applicare uno sconto a livello di camera o per notte.

⚠️ È possibile applicare lo sconto solo in uno dei due modi.

Per applicare uno sconto a livello di camera:

Per applicare uno sconto per notte:

💡A seconda delle notti incluse nella prenotazione, gli sconti possono essere combinati in base all'importo e alla percentuale.

➕ Se applichi uno sconto in percentuale (%), questo verrà applicato al totale della camera e non al totale della prenotazione.

Dopo aver cliccato su Salva, verrà creata la nuova prenotazione. Nella finestra di prenotazione saranno disponibili nuove informazioni e opzioni.