Se tiver um overbooking mas não conseguir encontrar os dados do hóspede no seu sistema, siga estes passos para localizar a reserva e resolver a discrepância.
Encontrar a reserva em falta
Antes de iniciar a resolução de problemas, confirme que está a visualizar a data e o ano corretos no calendário da receção.
Verifique a extranet do canal: Aceda diretamente ao site de reservas (p. ex., Booking.com) e procure a reserva pelo nome do hóspede ou pelas datas. Não nos é possível contactar o canal em seu nome.
Verifique as reservas diretas: Se a reserva tiver origem no seu próprio website, aceda a As minhas apps > Sistema de reservas > Reservas para consultar os detalhes. Se a reserva não estiver confirmada, não aparecerá na receção. Procure uma notificação de Ação necessária no topo da página.
Identifique problemas de mapeamento de tarifários do canal: Aceda a As minhas apps > Gestor de canais > Canais > Configurar. Procure tarifários com a indicação "Este quarto não está atualmente mapeado" ou tarifários desativados.
Contacte o canal: Se não conseguir encontrar os detalhes da reserva, contacte diretamente o canal. O Little Hotelier não pode contactar os canais de reservas em seu nome.
Gerir reservas "Não alocadas" (a azul)
No Little Hotelier, um overbooking surge frequentemente como uma reserva a azul na linha Não alocadas do calendário da receção.
O que são: As reservas não alocadas são estadias válidas e confirmadas — não se tratam de erros. Contam como reservas reais e já reduziram a disponibilidade. Necessitam apenas de ser atribuídas a um quarto físico.
Reorganize as reservas: Verifique se os hóspedes podem ficar no mesmo quarto durante toda a estadia. Procure noites consecutivas disponíveis num quarto físico para a reserva não alocada.
Liberte espaço: Mova as reservas existentes para criar disponibilidade, arrastando-as e largando-as entre quartos no calendário da receção. Pode também abrir uma reserva e editar o campo n.º do quarto para atribuir um quarto diferente.
Aloque a reserva: Depois de criar espaço consecutivo, arraste e largue a reserva a azul da linha não alocadas para o quarto disponível.
Mova reservas dentro do mesmo tipo de quarto: Procure espaços livres entre os quartos desse tipo específico para verificar se consegue encaixar a reserva a azul num quarto disponível.
Verifique o historial de mapeamento
⚠️ Importante: Se tiver ativado ou mapeado recentemente um tarifário de canal, as reservas criadas antes de ativar o mapeamento não serão sincronizadas automaticamente (reenviadas) para o seu sistema. Estas reservas terão de ser adicionadas manualmente em Receção > Calendário.
Para verificar se o problema é de timing:
Encontre a data de ativação: No Gestor de canais, clique no tarifário do canal, selecione Auditoria e localize o "registo de data do estabelecimento" relativo à ativação.
Compare as datas: Se a data de criação da reserva for anterior ao registo de auditoria, o sistema não consegue enviá-la para o calendário. Estes dados do hóspede terão de ser adicionados manualmente.
Atraso na sincronização: As atualizações de disponibilidade podem demorar até 5 minutos a sincronizar em todos os canais. Se dois hóspedes efetuarem uma reserva ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
O que causa overbookings?
Os overbookings ocorrem porque o sistema não consegue atualizar o inventário (disponibilidade) para tarifários não mapeados ou desligados.
Problemas de mapeamento: Se os tarifários de quartos não estiverem mapeados ou estiverem associados ao tarifário de canal errado, a reserva não pode ser entregue na receção.
Atraso na sincronização: As atualizações de disponibilidade podem demorar até 5 minutos a propagar-se por todos os canais. Se dois hóspedes efetuarem uma reserva ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
Estado desativado: Se um canal ou tarifário estiver "Desativado", o Little Hotelier deixa de enviar atualizações de inventário. O canal continuará a vender com base nos últimos dados conhecidos, criando um risco elevado de overbooking.
Reservas diretas em falta: Se as reservas manuais ou as entradas sem reserva prévia não forem adicionadas imediatamente ao calendário, a disponibilidade online permanecerá demasiado elevada. Se uma reserva direta tiver um problema de pagamento no checkout, pode ficar num estado não confirmado e não aparecer na receção.
Gerir a reserva em falta
Ações imediatas:
Adicione a reserva manualmente: Aceda a Receção > Calendário, clique na data de check-in e selecione Adicionar reserva. Introduza os dados do hóspede encontrados na extranet do canal e crie a reserva manualmente no Little Hotelier, ajustando o inventário em seguida.
Reduza o inventário: A criação da reserva reduzirá automaticamente a disponibilidade. Note que, em caso de alterações ou cancelamentos futuros para a mesma reserva manual, terá de atualizá-la ou cancelá-la manualmente na receção.
Realoje o hóspede: Se o estabelecimento estiver lotado, contacte o canal para gerir o realojamento do hóspede.
Corrigir o mapeamento e a configuração
Para evitar overbookings futuros, é necessário mapear todos os tarifários por mapear nos canais ligados e reativar quaisquer canais ou tarifários desativados.
Passos para mapear tarifários por mapear:
Aceda a As minhas apps > Gestor de canais > Canais > Configurar.
Mapeie os tarifários por mapear e corrija os tarifários de canal ou canais que estejam desativados.
Verifique se todos os tarifários estão mapeados:
Consulte "Tarifários mapeados: X/Y" no canto superior direito da página. Confirme que todos os tarifários de quartos dos canais estão mapeados, verificando que os valores X e Y coincidem (p. ex., 44/44). Se os números não coincidirem, ainda existem tarifários por mapear que necessitam de configuração.
Reative tarifários ou canais desativados:
⚠️ Se um tarifário de canal ou um canal completo estiver desativado ou por mapear, não serão enviadas atualizações de inventário para o canal, o que aumenta o risco de overbookings. Se um tarifário de canal ou um canal tiver sido desativado devido a um erro, resolva o erro e reative o canal ou o tarifário.
Nota: As inclusões de reservas podem diferir entre o canal e o Little Hotelier
Se a reserva for entregue e o mapeamento estiver correto, mas alguns detalhes (como o pequeno-almoço) estiverem em falta, tenha em conta que alguns canais não enviam informações completas sobre inclusões ou planos de refeições na mensagem de reserva para a plataforma Little Hotelier. Contacte o canal para confirmar quais as inclusões configuradas e o que o hóspede reservou.
Como prevenir overbookings
Formas de reduzir o risco de overbookings:
Verifique regularmente se a disponibilidade está correta.
Certifique-se de que todos os tarifários de quartos necessários estão corretamente mapeados nos canais.
Se restar apenas um quarto disponível e for provável que receba uma reserva para esse quarto, pode colocar uma paragem de vendas nos canais com menor desempenho e oferecer o último quarto apenas aos canais mais rentáveis.
Monitorize e corrija quaisquer tarifários de canal ou canais que possam ter sido desativados.