Se tiver uma sobrerreserva mas não conseguir encontrar os dados do hóspede no seu sistema, siga estes passos para localizar a reserva e resolver a discrepância.
Encontrar a reserva em falta
Antes de iniciar a resolução de problemas, verifique se está a visualizar a data e o ano corretos no seu calendário de receção.
Verificar o extranet do canal: inicie sessão diretamente no site de reservas (p. ex., Booking.com). Procure a reserva utilizando o nome do hóspede ou as datas. Não podemos contactar o canal em seu nome.
Verificar a reserva direta: se a reserva foi feita através do seu próprio website, aceda a As minhas aplicações > Gestor de canais > Canais > Reservas para encontrar os detalhes.
Identificar problemas de mapeamento: aceda a As minhas aplicações > Gestor de canais > Canais > Configurar. Procure tarifas com a indicação «Este quarto não está atualmente mapeado» ou tarifas desativadas.
Contactar o canal: se não conseguir encontrar os detalhes da reserva, contacte diretamente o canal. A Little Hotelier não pode contactar os canais de reservas em seu nome.
Gestão de reservas «não alocadas» (a azul)
Na Little Hotelier, uma sobrerreserva aparece frequentemente como uma reserva azul na linha «Não alocado» do seu calendário de receção.
O que são: as reservas não alocadas são estadias válidas e confirmadas — não são erros. Contam como reservas reais e já reduziram a sua disponibilidade. Simplesmente precisam de ser atribuídas a um quarto físico.
Reorganizar as reservas: verifique se os hóspedes podem ficar no mesmo quarto durante toda a sua estadia. Procure noites consecutivas disponíveis num único quarto físico para a reserva não alocada.
Criar espaço: mova as reservas existentes arrastando-as e largando-as entre quartos no calendário de receção. Também pode abrir uma reserva e editar o campo «N.º do quarto» para atribuir um quarto diferente.
Alocar a reserva: assim que tiver criado espaço consecutivo, arraste a reserva azul da linha «Não alocado» para o quarto disponível.
Mover reservas dentro do mesmo tipo de quarto: procure espaços livres entre quartos desse tipo específico para ver se consegue encaixar a reserva azul num quarto disponível.
Verificar o histórico de mapeamento
⚠️ Importante: se ativou ou mapeou recentemente uma tarifa de canal, as reservas criadas antes de ativar o mapeamento não serão sincronizadas automaticamente (reenviadas) para o seu sistema. Deve adicionar estas reservas manualmente em Receção > Calendário.
Para verificar se o momento é o problema:
Encontrar a data de ativação: no gestor de canais, clique na tarifa do canal, selecione «Auditoria» e procure o «carimbo de data/hora do hoteleiro» que indica quando foi ativada.
Comparar datas: se a «data de criação» da reserva for anterior ao carimbo de data/hora da auditoria, o sistema não consegue enviá-la para o seu calendário. Deve adicionar estes dados dos hóspedes manualmente.
Atraso na sincronização: as atualizações de disponibilidade podem demorar até 5 minutos a sincronizar em todos os canais. Se dois hóspedes reservarem ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
O que causa as sobrerreservas?
As sobrerreservas ocorrem porque o sistema não consegue atualizar o seu inventário (disponibilidade) para tarifas não mapeadas ou desconectadas.
Problemas de mapeamento: se as tarifas dos quartos não estiverem mapeadas ou estiverem ligadas à tarifa de canal incorreta, a reserva não pode ser entregue à sua receção.
Atraso na sincronização: a atualização da disponibilidade em todos os canais pode demorar até 5 minutos. Se dois hóspedes reservarem ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
Estado desativado: se um canal ou uma tarifa estiver «Desativado», a Little Hotelier deixa de enviar atualizações de inventário. O canal continuará a vender com base nos últimos dados conhecidos, criando um elevado risco de sobrerreserva.
Walk-ins não registados: se as reservas manuais ou os «walk-ins» não forem adicionados imediatamente ao calendário, a sua disponibilidade online permanecerá demasiado elevada.
Passos para resolver o problema
Localizar a reserva em falta
Se não conseguir encontrar a reserva na Little Hotelier, deve verificar a fonte da reserva.
Verificar o extranet do canal: inicie sessão diretamente no extranet do canal.
Procurar a reserva: utilize o nome do hóspede ou as datas para encontrar a reserva e anote o tarifário utilizado.
Tratar a reserva em falta
Ações imediatas:
Adicionar manualmente a reserva: aceda a Receção > Calendário, clique na data de check-in e selecione «Adicionar reserva». Introduza os dados do hóspede encontrados no extranet do canal. Crie manualmente a reserva na Receção da Little Hotelier e ajuste o seu inventário.
Reduzir o inventário: ao criar a reserva, a sua disponibilidade será automaticamente reduzida. Tenha em atenção que, se houver modificações ou cancelamentos futuros da mesma reserva manual, terá de a atualizar ou cancelar manualmente na Receção.
Realocar o hóspede: se estiver completo, contacte o canal para gerir a relocalização do hóspede.
Corrigir o mapeamento e a configuração:
Para prevenir futuras sobrerreservas, deve mapear todas as tarifas não mapeadas e reativar os canais ou tarifas desativados.
Instruções passo a passo para mapear tarifas não mapeadas:
Aceda a As minhas aplicações > Gestor de canais > Canais > Configurar.
Mapeie as tarifas não mapeadas e corrija as tarifas de canal ou os canais desativados.
Verificar se todas as tarifas estão mapeadas:
Verifique a indicação «Tarifas mapeadas: X/Y» no canto superior direito da página. Certifique-se de que todas as tarifas de quartos dos canais estão mapeadas, confirmando que os valores X e Y coincidem (p. ex., 44/44). Se os números não coincidirem, ainda tem tarifas não mapeadas que precisam de ser configuradas.
Reativar tarifas ou canais desativados:
⚠️ Se uma tarifa de canal ou um canal inteiro estiver desativado ou não mapeado, não serão enviadas atualizações de inventário ao canal, o que aumenta o risco de sobrerreservas. Se uma tarifa de canal ou um canal tiver sido desativado devido a um erro, resolva primeiro o erro e, em seguida, reative o canal ou a tarifa de canal.
Nota: as inclusões da reserva podem diferir entre o canal e a Little Hotelier
Se a reserva for entregue corretamente e o mapeamento estiver correto, mas faltarem alguns detalhes (como o pequeno-almoço), tenha em atenção que alguns canais não enviam informações completas sobre as inclusões ou o plano de refeições na mensagem de reserva para a sua plataforma Little Hotelier. Contacte o canal para confirmar quais as inclusões configuradas e o que o hóspede reservou.
Como prevenir as sobrerreservas
Medidas para reduzir o risco de sobrerreservas:
Verifique regularmente se a sua disponibilidade está correta.
Certifique-se de que todas as tarifas de quartos necessárias estão corretamente mapeadas nos seus canais.
Se restar apenas um quarto e for provável que seja reservado, pode aplicar uma interrupção de venda nos canais de menor desempenho e oferecer o último quarto apenas aos seus canais mais rentáveis.
Monitorize e corrija as tarifas de canal ou os canais que possam ter ficado desativados.