💡 Importante:
O calendário do Little Hotelier permite pesquisar uma reserva utilizando as datas de check-in ou check-out.
A página Reservas do Little Hotelier permite executar e exportar informações de reservas utilizando critérios adicionais, como sobrenome do hóspede, referência da reserva, número de fatura e estado.
Pesquisar informações de reservas
Utilizar filtros na página Reservas
É possível utilizar filtros para pesquisar a reserva. Abaixo encontra-se a lista de critérios que pode selecionar para a pesquisa:
Sobrenome do hóspede
Referência da reserva — Digite parte ou a totalidade da referência da reserva.
⚠️ Certifique-se de definir o critério de data preferido antes de executar a pesquisa ou deixe em branco para pesquisar resultados de qualquer data.
Número de fatura — Todas as faturas das reservas filtradas serão apresentadas na página Reservas.
💡 Utilize este filtro para localizar uma reserva ou fatura específica.
Tipo de data — Selecione no menu suspenso:
Data de check-in
Data de check-out
Data de reserva (quando a reserva foi criada)
Estado — Selecione no menu suspenso:
Todas
Canceladas
Check-in efetuado
Check-out efetuado
Confirmadas
Depois de definir os critérios desejados, execute a pesquisa clicando em Pesquisar.
Como posso pesquisar uma reserva se não me lembro das datas envolvidas?
Quando o foco é agradar os hóspedes, é fácil esquecer as datas das reservas. Se pretende pesquisar reservas sem definir uma data específica, pode fazer o seguinte:
Selecione um intervalo amplo de datas utilizando os campos Data de e Data até.
Deixe os campos Data de e Data até em branco, para que a pesquisa mostre resultados de qualquer data.
💡 Nota: se eliminar as datas, certifique-se de utilizar os campos Sobrenome do hóspede, Referência da reserva ou Número de fatura para pesquisar a reserva. Se os critérios de pesquisa produzirem demasiados resultados, o Little Hotelier apresentará apenas as reservas dos primeiros 31 dias. Pode utilizar a funcionalidade Exportar para visualizar a pesquisa completa.
Dicas para pesquisar informações de reservas para fins de relatórios
A pesquisa de reservas é uma excelente ferramenta de relatórios. Consulte algumas dicas para auxiliar com os relatórios.
Pesquise reservas utilizando um intervalo de datas específico de uma semana ou um mês: os relatórios são normalmente executados periodicamente para que seja possível comparar dados entre diferentes períodos com a mesma duração.
Procure ser geral em vez de demasiado específico: especificar o sobrenome, a referência da reserva ou o número de fatura tornaria a pesquisa demasiado específica para um relatório.
➕ Um exemplo de relatório útil é a comparação de reservas canceladas entre os meses de verão e inverno. Para este relatório, pode executar uma pesquisa de reservas canceladas com datas de check-in durante os meses de verão e inverno. Depois, pode comparar numa folha de cálculo quando as pessoas cancelaram mais e ajustar a política de cancelamento em conformidade.
Resultados da pesquisa
Após clicar em Pesquisar, verá uma lista de reservas com base nos critérios dos filtros organizados em colunas:
Estado — mostra se a reserva está confirmada, check-in efetuado, check-out efetuado ou cancelada.
Nome — mostra o nome próprio e o sobrenome na secção Contacto principal da reserva.
Referência — indica o número de identificação fornecido ao hóspede para uma reserva única, também conhecido como número de confirmação da reserva. Dois elementos formam o número de referência:
Código alfabético — são as primeiras letras de uma referência de reserva que fornecerão informações sobre a sua origem. Por outras palavras, estas primeiras letras indicarão o canal através do qual esta reserva foi criada.
➕ Por exemplo:
ID de referência LH12345678912: o código alfabético 'LH' indica que esta reserva foi criada manualmente ou por um dos hóspedes através do sistema de reservas diretas do Little Hotelier.
ID de referência BDC-98765432198: o código alfabético 'BDC' indica que esta reserva foi criada na Booking.com.
💡 Cada canal tem o seu próprio código alfabético. Seguem-se alguns exemplos:
A Booking.com utiliza 'BDC'.
A Expedia utiliza 'EXP'.
A Airbnb utiliza 'ABB'.
A Agoda utiliza 'AGO'.
A Hostelworld utiliza 'HWL'.
Número de sequência — são os números que seguem o código alfabético. Cada reserva terá um número de sequência único.
Origem — indica o local de origem da reserva, podendo ser um dos seguintes:
Extranet — quando uma reserva foi criada manualmente na receção.
Direta — quando uma reserva foi feita através do sistema de reservas diretas.
Nome do canal — quando uma reserva foi feita através de um dos canais ligados. Por exemplo, o sistema de reservas diretas, Booking.com, Expedia, etc.
Ocupantes — indica o número de adultos, crianças e bebés incluídos na reserva.
Check-in — indica a data de chegada dos hóspedes.
Check-out — indica a data de partida dos hóspedes.
Reservada — indica o dia em que a reserva foi criada.
ETA (hora prevista de chegada) — indica a hora aproximada de check-in escolhida pelos hóspedes.
💡 A hora prevista de chegada não é um campo obrigatório a ser preenchido pelo hóspede no momento da reserva, pelo que poderá ver um travessão (-) quando o hóspede não especificou uma hora de chegada para o seu check-in.
Quarto — indica o número do quarto onde a reserva está alocada.
Total — indica o preço total da reserva (incluindo extras, impostos e outros encargos).
Pendente — indica qualquer valor pendente a ser pago pelo hóspede.
Fatura — indica o número de fatura mais recente gerado para a reserva.
Transferir e exportar a lista de reservas
Assim que os resultados da pesquisa forem apresentados na página Reservas, pode exportá-los num ficheiro.
💡 O ficheiro é exportado num formato .CSV (.CSV significa 'comma-separated values', ou seja, valores separados por vírgulas) e pode ser aberto e modificado em aplicações de folhas de cálculo como o Microsoft Excel, o Numbers da Apple, o Google Sheets, etc.
Para exportar um relatório de reservas:
Clique na página Reservas > configure os filtros necessários > clique em Pesquisar. As reservas serão apresentadas abaixo dos filtros.
Clique em Exportar no canto superior direito ou inferior direito da página.
O ficheiro será exportado numa folha de cálculo .CSV.
💡 Está com dificuldades em importar o ficheiro .CSV para o formato .xlsx (formato Excel)? Pode pesquisar on-line "Como importar um ficheiro .CSV para um ficheiro .xlsx?". Encontrará resultados com os próximos passos a seguir.
Informações adicionais encontradas no ficheiro exportado
Segue-se uma lista de todas as colunas adicionais que encontrará no ficheiro exportado:
💡 Notas:
Se visualizar alguns campos vazios, significa que nenhuma informação foi incluída ou que não se aplicam à reserva.
Os campos que mostram "(*)" à esquerda conterão informações apenas se a reserva tiver sido feita através do sistema de reservas diretas ou tiver sido criada manualmente na receção do Little Hotelier.
Estes campos têm de ser preenchidos pela gestão do estabelecimento ou pelo hóspede antes de exportar o ficheiro. Também pode utilizar todas as colunas abaixo como filtros na folha de cálculo.
O ficheiro exportado consistirá nas seguintes colunas contendo as informações de reservas:
Informações básicas
Referência da reserva — o número de identificação do hóspede para uma reserva única, também conhecido como número de confirmação da reserva.
Reservada — o dia em que a reserva foi criada.
Nome do estabelecimento — o nome do estabelecimento para o qual a reserva foi efetuada.
Nome do canal — o nome da agência de viagens on-line (OTA) através da qual a reserva foi efetuada.
💡 Existem outras duas origens que poderá ver:
Extranet — quando uma reserva foi criada manualmente na receção.
Direta — quando uma reserva foi feita através do sistema de reservas diretas.
Informações do hóspede dos campos de contacto principal das reservas encontradas no separador Detalhes das reservas individuais:
Nome próprio do hóspede
Sobrenome do hóspede
E-mail do hóspede
Número de telefone do hóspede
Organização do hóspede
Morada do hóspede
Morada 2 do hóspede
Cidade do hóspede
Estado do hóspede
País do hóspede
Código postal do hóspede
Detalhes da estadia
Data de check-in — a data de chegada.
Data de check-out — a data de partida.
Duração da estadia (diárias) — o número total de diárias da reserva.
(*)Hora de chegada — a hora de chegada prevista selecionada pelo hóspede no momento da reserva ou a hora de chegada incluída no separador Detalhes de uma reserva.
Comentários do hóspede — quaisquer comentários que o hóspede possa ter adicionado no momento da reserva ou quaisquer comentários incluídos na caixa Comentários do hóspede no separador Detalhes de uma reserva.
Relacionado com o RGPD
(*)Newsletter solicitada — mostra "TRUE" se o hóspede tiver selecionado a opção Gostaria de receber a newsletter? no momento da reserva. Apresentará vazio se o hóspede não tiver selecionado esta opção.
💡 Esta opção tem de estar ativada nas definições de visualização geral.
Relacionado com o estado
Estado — o estado atual da reserva:
Confirmada
Check-in efetuado
Check-out efetuado
Cancelada
Cancelada em — a data em que uma reserva foi cancelada, se aplicável.
Tipo de quarto/planos tarifários reservados
Tipos de quarto — o(s) nome(s) do(s) tipo(s) de quarto reservado(s).
Número de quartos — o número de quartos incluídos na reserva.
➕ Por exemplo, se a reserva tiver sido feita para o quarto individual e o quarto duplo, este campo apresentará 2.
Quartos — o número/nome do quarto ao qual a reserva está alocada.
Planos tarifários — o(s) nome(s) do(s) plano(s) tarifário(s) reservado(s).
Subtotal
Valor do subtotal — o preço total do quarto (excluindo extras e outros encargos).
Hóspedes extra
(*)Valor de adulto extra — o valor total para qualquer adulto extra (não incluído no preço do inventário) nesta reserva.
(*)Valor de criança extra — o valor total para qualquer criança extra (não incluída no preço do inventário) nesta reserva.
(*)Valor de bebé extra — o valor total para qualquer bebé extra (não incluído no preço do inventário) nesta reserva.
Relacionado com itens extra
Valor total de extras — o valor total de todos os extras incluídos no separador Itens extra de uma reserva.
⚠️ Este preço não inclui as tarifas de adulto/criança/bebé extra.
Relacionado com sobretaxa de cartão de crédito
Valor de sobretaxa de cartão de crédito processado — o valor cobrado ao processar o cartão de crédito, se aplicável.
Percentagem de sobretaxa — a percentagem cobrada ao processar o cartão de crédito, se aplicável.
Relacionado com pagamento
Total do pagamento — o preço total a ser pago pelo hóspede pela reserva (incluindo extras, impostos e outros encargos).
Pagamento recebido — qualquer valor que o hóspede já tenha pago.
Total de depósito processado — o valor que foi registado ou processado como depósito no separador Pagamento de uma reserva.
Pagamento pendente — o valor total da reserva que ainda está pendente de pagamento pelo hóspede. Deve corresponder à diferença entre o total do pagamento e o pagamento recebido.
Número de hóspedes
Número de adultos — o número de adultos adicionados no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer adulto extra, se aplicável).
Número de crianças — o número de crianças adicionadas no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer criança extra, se aplicável).
Número de bebés — o número de bebés adicionados no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer bebé extra, se aplicável).
Respostas a campos personalizados
(*)Dados personalizados específicos do estabelecimento — quaisquer comentários adicionados pelo hóspede no momento da reserva para responder ao campo personalizado que poderá ter sido criado para lhe perguntar algo específico.
💡 Para configurar campos personalizados, aceda às definições de visualização geral.
Relacionado com referências
(*)Referência — a resposta fornecida pelo hóspede à pergunta Como soube de nós? no momento da reserva.
💡 Esta opção tem de estar ativada nas definições de visualização geral e não é um campo obrigatório que os hóspedes tenham de responder.
Reservas feitas através de telemóvel/computador
(*)Reserva móvel? — mostra "TRUE" se a reserva tiver sido feita através da versão móvel do sistema de reservas diretas e "FALSE" se a reserva tiver sido feita através de uma versão de computador.
Relacionado com impostos
Introduzir tarifas incluindo taxas — mostra "TRUE" quando a opção de configuração de impostos Introduzir as tarifas de quarto com impostos e taxas incluídos está selecionada no Little Hotelier e "FALSE" quando não está selecionada.
Total de impostos fixos — o valor total de impostos fixos adicionados à reserva, se aplicável.
Total de impostos percentuais — o valor total de impostos percentuais adicionados à reserva.