A página Reservas do Little Hotelier permite pesquisar e exportar dados de reservas com base em vários filtros, incluindo o nome do hóspede, referência da reserva, número de fatura e estado. Também é possível utilizar o Calendário para pesquisar por data de check-in ou check-out.
Pesquisar informações de reservas
Para pesquisar reservas, aceda a As minhas aplicações > Receção > Reservas e utilize os filtros indicados abaixo.
Pode filtrar por:
Apelido do hóspede
Referência da reserva: introduza parte ou a totalidade da referência da reserva
Número de fatura: todas as faturas das reservas filtradas aparecerão nos resultados
Tipo de data: selecione Data de check-in, Data de check-out ou Data de reserva no menu pendente
Data de início / Data de fim: defina o intervalo de datas para o tipo de data selecionado
Estado: selecione Todas, Canceladas, Com check-in, Com check-out ou Confirmadas no menu pendente
Depois de definir os filtros, clique em Pesquisar.
💡 Defina o intervalo de datas antes de efetuar a pesquisa ou deixe os campos de data em branco para obter resultados de qualquer data.
Pesquisar uma reserva sem conhecer as datas
Caso pretenda pesquisar uma reserva sem saber as datas exatas, pode:
Selecionar um intervalo de datas alargado através dos campos Data de início e Data de fim, ou
Deixar os campos de data em branco para pesquisar em todas as datas
💡 Se deixar os campos de data em branco, utilize os campos Apelido do hóspede, Referência da reserva ou Número de fatura para restringir os resultados. Se a pesquisa devolver demasiados resultados, o Little Hotelier apresentará apenas os primeiros 31 dias. Utilize a função Exportar para consultar o conjunto completo de resultados.
Utilizar a pesquisa de reservas para fins de relatório
A pesquisa de reservas é útil para gerar relatórios periódicos. Para obter os resultados mais relevantes para relatórios:
Pesquise por um intervalo de datas de uma semana ou de um mês, de forma a poder comparar períodos com a mesma duração
Utilize filtros abrangentes em vez de específicos: evite introduzir o nome do hóspede, a referência da reserva ou o número de fatura, pois tornam a pesquisa demasiado restrita para um relatório
➕ Por exemplo, para comparar cancelamentos entre o verão e o inverno, realize duas pesquisas separadas de reservas canceladas com datas de check-in em cada uma das estações. Exporte ambos os resultados e compare-os numa folha de cálculo para identificar os períodos de maior concentração de cancelamentos.
Compreender os resultados da pesquisa
Depois de clicar em Pesquisar, os resultados aparecem numa lista com as seguintes colunas:
Estado: indica se a reserva está Confirmada, Com check-in, Com check-out ou Cancelada
Nome: o nome próprio e o apelido indicados na secção de contacto principal
Referência: o número de identificação fornecido ao hóspede para uma reserva específica, também designado por número de confirmação de reserva. É composto por duas partes:
Código alfabético: as primeiras letras da referência, que indicam o canal de origem da reserva. Por exemplo: LH = criada manualmente ou através do sistema de reservas diretas; BDC = Booking.com; EXP = Expedia; ABB = Airbnb; AGO = Agoda; HWL = Hostelworld
Número sequencial: os dígitos que seguem o código alfabético. Cada reserva tem uma sequência numérica única.
Origem: indica Extranet (criada manualmente), Direta (sistema de reservas diretas) ou o nome do canal
Ocupantes: o número de adultos, crianças e bebés
Check-in / Check-out: datas de chegada e de partida
Reservada em: a data em que a reserva foi criada
HPA: hora prevista de chegada indicada pelo hóspede. Se o hóspede não tiver especificado uma hora de chegada, esta coluna apresenta um travessão (-)
Quarto: o número do quarto atribuído à reserva
Total: o valor total da reserva, incluindo extras, impostos e outros encargos
Em dívida: qualquer valor ainda por pagar
Fatura: o número da fatura mais recente associado à reserva
Transferir e exportar a lista de reservas
Os resultados da pesquisa podem ser exportados como ficheiro CSV, que pode ser aberto no Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets ou aplicações de folha de cálculo equivalentes.
Para exportar um relatório de reservas:
Aceda a As minhas aplicações > Receção > Reservas.
Defina os filtros e clique em Pesquisar.
Clique em Exportar no canto superior direito ou inferior direito da página.
O ficheiro é transferido como folha de cálculo .CSV.
💡 Também pode utilizar o Relatório de housekeeping em Reservas > Housekeeping para disponibilizar à equipa uma visão diária das chegadas e do estado dos quartos.
Conteúdo do ficheiro CSV exportado
O ficheiro exportado contém colunas adicionais que não são apresentadas nos resultados da pesquisa no ecrã. Os campos em branco indicam que não foi introduzida qualquer informação ou que o campo não se aplica a essa reserva.
Os campos assinalados com (*) apenas contêm dados se a reserva tiver sido efetuada através do sistema de reservas diretas ou criada manualmente na receção.
Informações básicas
Referência da reserva
Data da reserva
Nome do estabelecimento
Nome do canal (ou Extranet para entradas manuais, ou Direta para reservas diretas)
Informações do hóspede
Nome próprio do hóspede
Apelido do hóspede
E-mail do hóspede
Organização do hóspede
Morada do hóspede, linha de morada 2, localidade, distrito, país e código postal
⚠️ Os números de telefone dos hóspedes não são incluídos no ficheiro exportado por razões de segurança.
Detalhes da estadia
Data de check-in
Data de check-out
Duração da estadia (noites)
(*) Hora de chegada
Comentários do hóspede
Estado
Estado (Confirmada, Com check-in, Com check-out ou Cancelada)
Cancelada em (data de cancelamento, se aplicável)
Quartos e tarifários
Tipos de quarto
Número de quartos
Quartos (nome ou número do quarto atribuído)
Tarifários
Preços e pagamentos
Subtotal (apenas o preço do quarto, excluindo extras e outros encargos)
(*) Valor por adulto adicional
(*) Valor por criança adicional
(*) Valor por bebé adicional
Total de extras (não inclui encargos por hóspedes adicionais)
Valor processado de sobretaxa de cartão de crédito
Percentagem de sobretaxa
Total de pagamentos
Pagamentos recebidos
Total de depósitos processados
Pagamento em dívida
Número de hóspedes
Número de adultos
Número de crianças
Número de bebés
Campos adicionais
(*) Dados personalizados do estabelecimento (respostas a campos de reserva personalizados)
(*) Referência (resposta a "Como nos conheceu?", se ativado)
(*) Reserva via dispositivo móvel?: VERDADEIRO se reservado via dispositivo móvel, FALSO se via computador
Tarifas com taxas incluídas: VERDADEIRO se os tarifários dos quartos incluírem impostos
Total de taxas fixas
Total de taxas percentuais
(*) Subscrição de newsletter solicitada: VERDADEIRO se o hóspede tiver optado por subscrever no momento da reserva
Exportar o número total de hóspedes num período específico
Para exportar o número total de hóspedes que ficaram alojados durante um período específico, aceda a As minhas aplicações > Receção > Reservas e utilize a exportação de Reservas.
Aceda a As minhas aplicações > Receção > Reservas.
Em Tipo de data, selecione Check-in ou Check-out.
Em Estado, selecione Com check-in ou Com check-out, de acordo com o tipo de data selecionado. Apenas as reservas com estes estados são incluídas nos totais.
Defina a Data de início e a Data de fim (o intervalo máximo é de 365 dias por exportação).
Clique em Pesquisar e, em seguida, clique em Exportar para transferir o ficheiro CSV.
Abra o ficheiro no Excel ou no Google Sheets e utilize a função
SOMAnas colunas Número de adultos, Número de crianças e Número de bebés para calcular os totais.
⚠️ Se um hóspede tiver ficado alojado no estabelecimento, mas o estado da sua reserva continuar como Confirmada ou Pendente, não será contabilizado.