💡 Importante saber:
O Calendário Little Hotelier permite-lhe procurar uma reserva usando as datas de check-in ou de check-out.
A página Reservas no Little Hotelier permite-lhe executar e exportar informações de reservas utilizando critérios adicionais, tais como o sobrenome do hóspede, a referência da reserva, o número da fatura e o estado.
Pesquisar informações de reserva
Utilize os filtros na página de Reservas
Pode usar filtros para pesquisar a sua reserva, abaixo está a lista de critérios que pode selecionar para a sua pesquisa:
Sobrenome do hóspede
Reserva de referência — Escreva parte ou a totalidade da reserva de referência.
⚠️ Certifique-se de que define os seus critérios de data preferidos antes de realizar a pesquisa ou deixe em branco para pesquisar resultados de qualquer data.
Número da fatura — Todas as faturas referentes às reservas filtradas serão apresentadas na página Reservas.
💡 Utilize este filtro para localizar uma reserva ou fatura específica.
Tipo de data — Selecione na lista suspensa:
Data de check-in
Data de check-out
Data da reserva (quando a reserva foi criada)
Estado — Selecione a partir do menu suspenso:
Todos
Cancelado
Check-in efetuado
Check-out efetuado
Confirmada
Depois de definir os critérios pretendidos, execute a pesquisa clicando em Pesquisar.
Como posso pesquisar uma reserva se não me lembro das datas envolvidas?
Quando está focado em agradar os seus hóspedes, é fácil esquecer as datas das reservas. Se quiser pesquisar reservas sem definir uma data específica, pode fazer o seguinte:
Selecione um amplo intervalo de datas utilizando os campos Data de e Data até.
Deixe os campos Data de e Data até em branco, para que a pesquisa mostre resultados para qualquer data.
💡 Nota: Se eliminar as datas, certifique-se de utilizar os campos Sobrenome do Hóspede, Referência da reserva ou Número da fatura para pesquisar a reserva. Se os critérios de pesquisa produzirem demasiados resultados, o Little Hotelier só mostrará as reservas dos primeiros 31 dias. Pode usar a Característica Exportar para ver a pesquisa completa.
Dicas para pesquisar informações de reserva para fins de relatório
A pesquisa de reservas é uma ótima ferramenta de relatórios, por isso confira algumas dicas para o ajudar com a criação de relatórios.
Pesquise reservas utilizando um intervalo de datas específico de uma semana ou de um mês: os relatórios são normalmente executados periodicamente para que possa comparar dados entre diferentes períodos de igual duração.
Tente ser geral em vez de demasiado preciso: especificar o sobrenome, a referência da reserva ou o número da fatura tornaria a pesquisa demasiado específica para um relatório.
➕ Um exemplo de relatório útil é a comparação de reservas canceladas entre os meses de verão e inverno. Para este relatório, pode fazer uma pesquisa de reservas canceladas com datas de check-in durante os meses de verão e inverno. Depois, pode comparar numa folha de cálculo quando as pessoas cancelaram mais vezes e ajustar a sua política de cancelamento em conformidade.
Resultados da pesquisa
Assim que clicar em Pesquisar , verá uma lista de reservas com base nos critérios dos seus filtros, organizada em colunas:
Estado – mostra se a reserva está Confirmada, Check-in , Check-out ou Cancelada.
Nome – mostra o nome próprio e o sobrenome na secção do contacto principal da reserva.
Referência – indica o número de identificação fornecido ao hóspede para uma reserva única, também conhecido como número de confirmação de reserva. O número de referência é constituído por dois elementos:
Código de letras – são as primeiras letras de uma referência de reserva que fornecem informações sobre a sua origem. Ou seja, estas primeiras letras indicarão o canal através do qual esta reserva foi criada.
➕ Por exemplo:
ID de referência LH12345678912: O código da letra 'LH' indica que esta reserva foi criada manualmente por si ou por um dos seus hóspedes através do motor de reservas diretas Little Hotelier.
ID de referência BDC-98765432198: o código da letra 'BDC' indica que esta reserva foi criada em Booking.com.
💡 Cada canal tem o seu próprio código de letra. Eis alguns exemplos:
A Booking.com usa 'BDC'.
A Expedia utiliza "EXP".
A Airbnb utiliza "ABB".
A Agoda utiliza “AGO”.
Hostelworld utiliza "HWL".
Número de sequência – são os números que se seguem ao código alfabético. Cada reserva terá uma sequência numérica única.
Fonte: indica o local de origem da reserva, que pode ser um dos seguintes:
Extranet – quando uma reserva foi criada manualmente na sua receção.
Direto – quando uma reserva foi feita através do seu sistema de reservas direto.
Nome do canal – quando uma reserva foi efetuada através de um dos seus canais conectados. Por exemplo, o seu motor de reservas diretas , Booking.com , Expedia , etc.
Ocupantes – indica o número de adultos, crianças e bebés incluídos na reserva.
Check-in – indica a data de chegada dos seus hóspedes.
Check-out – indica a data de partida dos seus hóspedes.
Reservado – indica o dia em que a reserva foi criada.
ETA (Hora prevista de chegada) – indica a hora aproximada de check-in escolhida pelos seus hóspedes.
💡 A Hora prevista de chegada não é um campo obrigatório a ser preenchido pelo hóspede no momento da reserva, pelo que poderá ver um traço (-) quando o hóspede não especificou uma hora de chegada para o seu check-in.
Quarto – indica o número de quarto onde a reserva é atribuída.
Total – indica o preço total da reserva (incluindo extras, taxas e outros encargos).
Saldo em dívida – indica qualquer valor pendente a ser pago pelo hóspede.
Fatura – indica o número de fatura mais atualizado gerado para a reserva.
Descarregar e exportar a lista de reservas
Assim que os resultados da pesquisa forem exibidos na página de Reservas, poderá exportá-los para um ficheiro.
💡 O ficheiro é exportado num ficheiro .CSV (.CSV significa “valores separados por vírgulas”) e pode ser aberto e modificado em aplicações de folha de cálculo como o Microsoft Excel, o Apple Numbers, o Google Sheets, etc.
Para exportar um relatório de reservas:
Clique na página Reservas > configure os filtros necessários > clique em Pesquisar. As suas reservas serão apresentadas abaixo dos filtros.
Clique em Exportar no canto superior direito ou no canto inferior direito da página.
O ficheiro será exportado numa folha de cálculo .CSV.
💡 Está a ter problemas para importar o ficheiro .CSV para .xlsx (formato Excel)? Pode pesquisar online por 'Como faço para importar um ficheiro .CSV para um ficheiro .xlsx .xlsx?" Encontrará resultados sobre os passos a seguir.
Informações adicionais encontradas no ficheiro exportado
Veja abaixo uma lista de todas as colunas adicionais que encontrará no ficheiro exportado:
💡 Notas:
Se vir alguns campos vazios, significa que nenhuma informação foi incluída ou que não se aplica à reserva.
Os campos que mostram "(*)" à sua esquerda apenas conterão informações se a reserva tiver sido feita através do seu motor de reservas diretas ou tiver sido criada manualmente na receção do Little Hotelier.
Estes campos têm de ser preenchidos por si ou pelo Hóspede antes de exportar o ficheiro. Também pode utilizar todas as colunas abaixo como filtros na sua folha de cálculo.
O ficheiro exportado consistirá nas seguintes colunas contendo as informações da sua reserva:
Informação básica
Referência de reserva – o número de identificação do hóspede para uma reserva única, também conhecido como número de confirmação de reserva.
Reservado – o dia em que a reserva foi criada. Nome do estabelecimento – o nome do estabelecimento para o qual a reserva foi feita.
Nome do canal – o nome da agência de viagens on-line (OTA) através da qual a reserva foi efetuada.
💡 Existem duas outras fontes que pode ver:
Extranet – quando uma reserva foi criada manualmente na sua receção.
Direto – quando uma reserva foi feita através do seu sistema de reservas direto.
Informações do hóspede
Nome do hóspede
Sobrenome do hóspede
E-mail do hóspede
Empresa do hóspede
Endereço do hóspede
Endereço do hóspede 2
Cidade do hóspede
Distrito do hóspede
País do hóspede
Código postal do hóspede
⚠️ Os números de telefone dos hóspedes não estão incluídos como coluna no ficheiro CSV exportado devido a razões de segurança.
Detalhes da estadia
Data de check-in – a data de chegada.
Data de check-out – a data de partida.
Duração da estadia (noites) – o número total de noites da reserva.
(*)Hora de chegada – a hora prevista de chegada que o hóspede selecionou no momento da reserva ou a hora de chegada incluída no separador Detalhes da reserva.
Comentários do hóspede – quaisquer comentários que o hóspede possa ter adicionado no momento da reserva ou quaisquer comentários incluídos na caixa Comentários do hóspede no separador Detalhes de uma reserva.
Relacionado com o RGPD
(*)Requested newsletter – mostra "TRUE" se o hóspede assinalou a opção Gostaria de receber o nosso boletim informativo? no momento da reserva. Ficaria vazio se o hóspede não assinalasse esta opção.
💡 Esta opção tem de ser ativada nas definições gerais de visualização.
Relacionado com o estado
Estado – o estado atual da reserva:
Confirmada
Check-in efetuado
Check-out efetuado
Cancelado
Cancelada em – a data em que uma reserva foi cancelada, se aplicável.
Tipo de quarto/Planos tarifários reservados
Tipos de quarto – o(s) nome(s) do(s) tipo(s) de quarto reservado(s).
Número de quartos – o número de quartos incluídos na reserva.
➕ Por exemplo, se a reserva foi feita para o seu quarto individual e para o seu quarto duplo, este campo irá mostrar 2.
Quartos – o número/nome do quarto ao qual foi atribuída a reserva.
Tarifários – o(s) nome(s) do(s) tarifário(s) reservado(s).
Subtotal
Montante subtotal – o preço total do quarto (excluindo extras e outros encargos).
Hóspedes adicionais
(*) Valor do adulto extra – o valor total para qualquer adulto adicional (não incluído no preço do inventário) nesta reserva.
(*)Valor da criança extra – o valor total para qualquer criança adicional (não incluída no preço do inventário) nesta reserva.
(*)Valor do bebé extra - o valor total para qualquer bebé adicional (não incluído no preço do inventário) nesta reserva.
Itens extra relacionados
Montante total de extras – o montante total de todos os extras incluídos no separador Itens extra de uma reserva.
⚠️ Este preço não inclui as taxas de adulto/criança/bebé extra.
Relacionado com sobretaxa de cartão de crédito
Montante da sobretaxa cobrada no cartão de crédito – o valor cobrado aquando do processamento do cartão de crédito, se aplicável.
Percentagem de sobretaxa – a percentagem cobrada no processamento do cartão de crédito, se aplicável.
Pagamento relacionado
Total do pagamento – o preço total a pagar pelo hóspede pela reserva (incluindo extras, impostos e outros encargos).
Pagamento recebido – qualquer montante que o hóspede já tenha pago.
Total de Depósitos Processados em Pagamentos – o montante que foi registado ou processado como depósito no separador Pagamento de uma reserva.
Pagamento pendente – o montante total da reserva que ainda está pendente de pagamento pelo hóspede. Deve corresponder à diferença entre o total do pagamento e o pagamento recebido.
Número de hóspedes
Número de adultos – o número de adultos adicionado no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer adulto extra, se aplicável).
Número de crianças - o número de crianças adicionado no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer criança extra, se aplicável).
Número de bebés – o número de bebés adicionados no separador Detalhes da reserva (incluindo qualquer bebé adicional, se aplicável).
Respostas de campos personalizados
(*)Dados personalizados específicos do estabelecimento – qualquer comentário adicionado pelo hóspede no momento da reserva para responder ao campo personalizado que possa ter criado para lhe perguntar algo específico.
💡 Para configurar campos personalizados, aceda a Definições gerais de visualização.
Relacionado com referência
(*) Referência – a resposta dada pelo hóspede à pergunta "Onde ouviu falar de nós?" no momento da reserva.
💡 Esta opção tem de estar ativada em definições gerais de visualização e não é um campo obrigatório para os seus hóspedes responderem.
Reservas efetuadas através de telemóvel/desktop
(*)Reserva em dispositivo móvel? – mostra "TRUE" se a reserva foi feita através da versão móvel do seu motor de reservas diretas, e "FALSE" se a reserva foi feita através de uma versão desktop.
De carácter fiscal
Introduzir tarifas incluindo taxas – mostra "VERDADEIRO" quando a opção de configuração fiscal "Inserir tarifas de quarto com impostos e taxas incluídos" está marcada no seu Little Hotelier e "FALSO" quando desmarcada.
Total de impostos fixos – o montante total de impostos fixos adicionados à reserva, se aplicável.
Total da percentagem de impostos – o montante total da percentagem de impostos adicionada à reserva.