O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento oficial que regista os detalhes de uma transação entre o seu estabelecimento e um hóspede. Inclui todos os detalhes da reserva, encargos e informações de pagamento, fornecendo um registo financeiro claro tanto para si como para os seus hóspedes.
Como gerar uma fatura
Depois de criar uma reserva, pode gerar uma fatura para a nova reserva.
Antes de começar
Certifique-se de que todos os detalhes da reserva no separador Detalhes estão corretos
Tenha em conta que gerar uma fatura cria um registo permanente; quaisquer alterações posteriores exigirão uma nova fatura
Passos para gerar uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Aceda ao separador Faturas
Para novas reservas, clique em Gerar fatura depois de verificar que todos os detalhes estão corretos
Editar os detalhes da reserva depois de gerar uma fatura exigirá uma atualização da fatura. Isto cria uma nova fatura com um número de fatura diferente.
Como atualizar uma fatura existente
Se já gerou uma fatura, esta terá de ser atualizada se alterar algum dos seguintes elementos:
Data de check-in ou check-out
Quartos (adicionados ou removidos)
Tipo de quarto de qualquer estadia
Tarifário de qualquer estadia
Número de ocupantes de qualquer estadia
Extras (adicionados, alterados ou removidos)
Pagamentos (registados, processados ou reembolsados)
Dados do cliente
Estado da reserva
Atualize as faturas apenas quando for absolutamente necessário, para evitar ter várias faturas inválidas no seu sistema.
Passos para atualizar uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas
Clique no lado direito do marcador de reserva para a abrir
Edite os detalhes da reserva
Verifique novamente todos os detalhes no separador Detalhes e clique em Guardar para atualizar as alterações
Aceda ao separador Faturas
Vai ver:
O número da fatura atual
Um botão A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar
A data de emissão da fatura atual
Clique em A fatura está desatualizada para gerar uma nova fatura com os detalhes atualizados
Notas:
Depois de criada, uma fatura não pode ser eliminada nem modificada. O sistema gera uma nova fatura e marca as versões anteriores como inválidas. Isto é, muitas vezes, um requisito legal consoante a sua localização.
Apenas a fatura mais recente é válida. Todas as versões anteriores apresentarão uma marca de água com a indicação Inválida.
Sistema de numeração de faturas
Quando atualiza uma fatura, a nova versão mantém o número de fatura base com um número de sequência adicional, indicando quantas atualizações recebeu.
Exemplo:
Fatura original: INV-100-XYZ
Após a primeira atualização: INV-100-XYZ-1
Após a décima atualização: INV-100-XYZ-10
O número de sequência regista o número de alterações, não de versões. "INV-100-XYZ-1" é, tecnicamente, a segunda versão da fatura, e INV-100-XYZ-10 é a décima primeira versão.
Exceção para estabelecimentos em Espanha
Para estabelecimentos localizados em Espanha, as faturas e as faturas retificativas utilizam um formato de numeração diferente para cumprir a regulamentação fiscal espanhola. Por exemplo:
Fatura: 2022-01-estabelecimento-001
Fatura retificativa: R-2022-01-estabelecimento-001
Para mais informações sobre o funcionamento das faturas retificativas em Espanha e o formato de numeração exigido, consulte Retificar uma fatura (Espanha).
Informações incluídas numa fatura
Secção | Campos |
| Número da fatura |
| Data da fatura |
Informações do estabelecimento | Cabeçalho |
| Logótipo |
| Nome e morada do estabelecimento |
| Informações de contacto (números de telefone, e-mail) |
| Número de contribuinte |
| Política de pagamento |
Informações do hóspede | Nome (próprio e apelido) |
| Morada completa (rua, cidade, distrito/região, código postal, país) |
Detalhes da reserva | Estado do pagamento (Pago ou Não pago) |
| Número da reserva |
| Estado da reserva |
| Datas de chegada e partida |
| Número de noites |
| Número de hóspedes (adultos, crianças, bebés) |
Discriminação do pagamento | Encargos diários com datas |
| Descrição do tarifário |
| Número do quarto |
| Itens extra com quantidades |
| Custos do item e totais |
| Registos de pagamento |
| Subtotal, total e saldo em aberto |
Personalize o aspeto (marca, esquema e conteúdo) das faturas dos seus hóspedes em Configuração > Personalização de faturas.
Como imprimir uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em Imprimir
Selecione Fatura no menu pendente
Vai abrir uma nova janela com uma pré-visualização de impressão
Clique em Imprimir
Pode guardar a fatura como PDF no seu computador selecionando Guardar como PDF na caixa de diálogo de impressão.
Como enviar uma fatura por e-mail
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em E-mail
Selecione Fatura no menu pendente
A fatura será enviada automaticamente para o endereço de e-mail de contacto principal indicado na reserva.
Notas:
Se não tiver o Little Hotelier Pay, pode usar a fatura como recibo para o hóspede. Registe primeiro o pagamento do hóspede para mostrar um saldo em aberto de 0,00
Extras: uma fatura é gerada com base na reserva de quarto associada e não pode ser criada apenas para extras