Para proprietários sem receção ou sistema de reservas diretas, a criação de reservas pode ser uma tarefa complexa. Pode significar que os hóspedes têm de fazer a reserva através de uma agência de viagens on-line (OTA) e pagar-lhe uma comissão, ou perder hóspedes para a concorrência. O Little Hotelier permite-lhe criar as suas próprias reservas, poupando dinheiro e dando-lhe a possibilidade de gerir a sua relação com os hóspedes.
Este artigo explica como criar uma reserva, quais os dados que deve introduzir e contém uma descrição de cada um dos separadores incluídos em todas as reservas.
💡 Pode criar reservas na página de Calendário e na página de Reservas.
Em que circunstâncias tenho de criar reservas manuais?
Como o Little Hotelier está ligado a OTAs (também chamados canais) e a um sistema de reservas diretas, a maioria das novas reservas é criada e adicionada automaticamente ao seu calendário. No entanto, se um hóspede decidir fazer uma reserva diretamente por telefone ou e-mail, terá de criar manualmente essa reserva na receção do Little Hotelier.
A criação de uma reserva permite-lhe selecionar e reter um quarto para os hóspedes. A disponibilidade do seu estabelecimento também será automaticamente atualizada nos seus canais conectados, mostrando a nova disponibilidade. Certificar-se de que estas reservas ficam feitas na sua receção ajuda a evitar reservas duplicadas.
➕ Aqui tem algumas situações em que poderá ter de criar uma reserva manual:
Quando um hóspede sem marcação surge para uma reserva de última hora.
Quando os hóspedes o contactam diretamente por telefone, e-mail, através do seu site ou mesmo das suas páginas nas redes sociais.
Se tiver acordos com agências de viagens físicas (não OTAs), estas poderão contactá-lo para reservar um quarto para um dos seus clientes.
Se o seu estabelecimento fizer parte de uma cadeia ou se tiver contratos com outros estabelecimentos e estes tiverem reservas duplicadas e necessidade de realojar os seus hóspedes.
💡 Sabia que existe uma aplicação móvel Little Hotelier?
Como crio uma reserva?
Existem três formas de criar uma reserva manualmente no Little Hotelier:
Clicar e arrastar diretamente no Calendário, na sua página Calendário
Utilizar o botão +Reserva (também na sua página Calendário)
Utilizar a sua página Reservas
Como posso criar uma reserva na minha página de Calendário?
Há duas formas fáceis de criar manualmente uma reserva na sua página de Calendário:
Através do botão +Reserva
Aceda à página de Calendário
Clique no botão +Reserva no canto superior direito
Surgirá uma janela pop-up de Nova reserva onde poderá introduzir a informação da reserva nos campos aplicáveis. Ver secção: Adicionar novos dados da reserva.
Clicando e arrastando no Calendário
Aceda à página de Calendário
Localize a data de check-in da nova reserva
Na célula correspondente ao quarto para o qual deseja criar esta reserva, clique e arraste para a direita selecionando os dias em que é efetuada a reserva.
Na janela pop-up Criar nova..., clique no botão +Reserva
Surgirá uma janela pop-up de Nova reserva onde poderá introduzir a informação da reserva nos campos aplicáveis. Ver secção: Adicionar novos dados da reserva.
Como crio uma reserva na minha página Reservas?
Também pode criar reservas a partir da página de Reservas. Basta seguir os seguintes passos:
Aceda a Reservas
Clique em +Criar reserva, imediatamente abaixo dos filtros de pesquisa.
Surgirá uma janela pop-up de Nova reserva onde poderá introduzir a informação da reserva nos campos aplicáveis. Ver secção: Adicionar novos dados da reserva.
Adicionar novos dados de reserva
Depois de criar uma reserva, terá de preencher alguns campos no separador de Dados da reserva. Este separador contém os dados mais importantes da reserva, incluindo informações gerais sobre a estadia, o hóspede principal e o sumário de pagamento.
Dados gerais da reserva
Introduza as datas de Check-in e Check-out
💡 A duração da estadia e o estado da reserva encontram-se à direita destas datas
Selecione o Tipo de quarto e o Tarifário pretendido
Selecione um nome ou número específico de quarto (Número do Quarto) no menu pendente para atribuir um quarto físico à reserva (e saber qual a chave a entregar no check-in)
💡 Se deixar este campo em branco, a reserva aparecerá como não atribuída no seu Calendário, mas a sua disponibilidade continuará a diminuir.
⚠️ Se o menu pendente de Número do Quarto não apresentar um número de quarto para selecionar, significa que não tem mais quartos disponíveis deste tipo de quarto. Porquê? Vejamos:
Poderá ter de reorganizar as reservas para poder aceitar as reservas dos hóspedes
Talvez o tipo de quarto em questão esteja totalmente reservado
Talvez todos os quartos físicos deste tipo estejam fechados
Em qualquer caso, para evitar reservas duplicadas, antes de gerar a reserva, verifique porque que motivo o menu pendente não mostra quartos físicos disponíveis.
💡 Os campos Check-in, Check-out, Tipo de quarto e Número do Quartosão automaticamente preenchidos para reservas criadas na página Calendário.
Selecione o número de Adultos, Crianças e Bebés incluídos nesta reserva.
⚠️ Se as configurações do tipo de quarto especificarem adultos necessários, o número de adultos deverá ser sempre superior a 0.
O campo Quarto mostrará o preço total do quarto, excluindo quaisquer tarifas de pessoas extra e descontos que possa querer aplicar. Se o campo Tarifário tiver sido preenchido, o preço do quarto estará a cinzento.
⚠️ O preço do quarto é automaticamente preenchido com base na tarifa atualmente apresentada no seu inventário para o tarifário e datas selecionadas.
💡 Para aplicar manualmente uma tarifa diferente, selecione a opção em branco no campo Tarifário para editar o Preço do quarto.
O campo Pessoa extra mostra o preço total de todos os ocupantes adicionais não incluídos no preço Total do quarto.
⚠️ O campo Pessoa extra é automaticamente preenchido com base nas Ocupações definidas no tarifário selecionado. Se deixar o campo Tarifário em branco, o campo Pessoa extra não será editável. Neste caso, terá de incluir qualquer tarifa extra no Preço do quarto.
➕ Digamos que tem um Quarto duplo. A tarifa padrão incluindo dois adultos totaliza 100 para este tarifário. As crianças adicionais são cobradas a 20 cada. Se fizer uma reserva para 2 adultos e 2 crianças, o campo Quarto mostrará 100 e o campo Pessoa extra mostrará 40. Nenhum destes dois campos pode ser editado quando está selecionado um tarifário.
Adicione um desconto, se aplicável. Poderá querer oferecer ao seu hóspede um desconto especial que aparecerá na sua fatura.
💡 Para saber mais sobre como aplicar um desconto, leia a secção abaixo: Como aplico um desconto a uma reserva?
Pode adicionar mais quartos a uma reserva clicando no botão +Adicionar outro quarto abaixo do campo de Desconto. Se o fizer, pode preencher todos os campos, como explicado no passo 2 dos detalhes gerais da reserva.
Contacto principal
Logo abaixo dos detalhes gerais da reserva, no separador Dados, encontrará a secção Contacto principal. O contacto principal é o hóspede principal de uma reserva, geralmente a pessoa que fez ou paga a reserva.
Se estiver incluído na reserva mais do que um hóspede, pode adicionar hóspedes adicionais no separador Hóspedes, na janela de reserva.
⚠️ Os dados do contacto principal (nome e documento de identificação) são as informações que constam da fatura.
💡 Os dados do contacto principal e os dados de outros hóspedes serão armazenados na página de Hóspedes da sua aplicação Little Hotelier.
A informação de contacto principal abaixo é obrigatória:
Nome e Sobrenome
Não são necessários outros dados do contacto principal para guardar corretamente uma reserva:
Dados de contacto: E-mail e Número de telefone
Endereço (na Alemanha, é obrigatório incluir a cidade e o país)
Dados de pagamento: pode adicionar os dados do cartão de crédito dos seus hóspedes, incluindo o número do cartão, a data de validade (MM/AAAA) e o nome do titular do cartão.
💡 É essencial um endereço de e-mail para enviar aos hóspedes a confirmação da reserva, a descrição da reserva, faturas, etc.
💡Uma vez guardados os detalhes de pagamento e da reserva, o número do cartão de crédito será encriptado. Os utilizadores administradores serão os únicos utilizadores que o poderão visualizar.Hora de chegada
Informações de referência
💡Vale sempre a pena perguntar aos hóspedes como descobriram o seu estabelecimentoO tipo e número do Documento de identificação são legalmente exigidos em alguns locais
⚠️ Deverá verificar se a legislação local exige que solicite estas informações aos seus hóspedes. Em Espanha, os proprietários de estabelecimentos são obrigados a gerir e exportar relatórios da polícia com os detalhes do documento de identificação dos hóspedes, bem como outras informações.
E-mails de marketing. De acordo com as leis de proteção de dados, poderá ter de perguntar aos hóspedes se consentem em receber os seus e-mails de marketing. Se esta opção não estiver disponível, poderá ter de ativar o consentimento RGPD nas definições de visualização do hóspede.
A secção Comentários do hóspede é onde pode adicionar comentários ou anotar pedidos especiais dos hóspedes. Por exemplo, "Prefiro um quarto com vista" ou "Por favor, dê-me um quarto acessível no rés-do-chão ou perto de um elevador."
💡 Os comentários adicionados neste campo aparecerão no e-mail de confirmação enviado ao hóspede. Se desejar adicionar comentários que fiquem visíveis apenas para a sua equipa, pode fazê-lo no separador Notas, uma vez tendo sido criada a reserva.
⚠️ Evite incluir informações de cartão de crédito no campo Comentários do hóspede ou no separador Notas, pois o sistema irá encriptá-los automaticamente se forem detetados.
Poderá querer guardar a reserva com a informação atual. Clique em Guardar no canto inferior direito.
➕ Uma vez guardada, é gerado um número de referência da reserva. As reservas manuais e as reservas provenientes do seu sistema de reservas diretas terão sempre uma referência de reserva (também chamada número da reserva) que começa por ¨LH¨, seguida de um número. Também aparecerão novos separadores na reserva, incluindo Hóspedes, Inclusões, Itens extra, Pagamentos, Notas e Faturas.
💡 Sabia que pode adicionar um campo personalizado na secção de Contacto principal? Este campo é útil para fazer aos seus hóspedes uma pergunta que não tenha sido feita nos outros campos. Por exemplo, poderia ser utilizado para se informar sobre quaisquer alergias ou para fornecer um código de fidelização aos hóspedes.
Descrição da reserva
No separador Dados, ao criar ou editar uma reserva, encontrará a Descrição da reserva, que fornece uma rápida visão geral do total a cobrar pela reserva. Segue-se uma explicação detalhada de cada componente da Descrição da reserva:
Total do quarto: é o preço total do quarto, excluindo quaisquer tarifas de pessoas extra e descontos que possa aplicar
Total de pessoas extra: é o preço de todos os ocupantes adicionais (Adultos, Crianças e Bebés) que não estejam incluídos no preço total do quarto
Total de extras: é o preço de todos os extras adicionados no separador Itens extra desta reserva.
Total do desconto: mostra o valor introduzido no campo Desconto
Sobretaxas de cartão de crédito: mostra qualquer taxa adicional que possa cobrar aos hóspedes quando pagam com certos cartões de crédito.
Total: é o total final que um hóspede deve pagar, incluindo encargos adicionais, impostos e sobretaxas, menos quaisquer descontos
Total recebido: é o montante que o hóspede já pagou. O Total recebido é alterado sempre que processa ou regista um pagamento.
💡 Poderá desejar configurar um depósito que os hóspedes têm de pagar no momento da reserva.
Total do montante em dívida: é o montante da diferença entre o Total e o Total recebido. O Total do montante em dívida mostrará qualquer montante ainda pendente de pagamento pelo seu hóspede. O Total em dívida é alterado assim que processa ou regista um pagamento.
💡 Os diferentes estados de pagamento mostrarão as reservas com sinalizadores de cores diferentes na sua página de Calendário, dependendo se estão totalmente pagas ou têm algum montante em dívida.
Percentagem de impostos incluídos/Total da percentagem de impostos: é o montante total de impostos incluídos na reserva. Este montante pode ser apresentado de duas formas diferentes na Descrição da reserva, dependendo da sua configuração fiscal:
Se a opção Mostrar as tarifas do quarto, incluindo impostos e taxas estiver selecionada em Configuração > Definir impostos > Definições, verá a percentagem de impostos incluídos no Total em dívida na Descrição da reserva.
Se a opção Mostrar as tarifas do quarto, incluindo impostos e taxas não estiver selecionada em Configuração > Definir impostos > Definições, verá o total da percentagem de impostos em Sobretaxas de cartão de crédito na Descrição da reserva.
💡 Também pode ver Impostos de valor fixo na descrição da reserva se tiver configurado um imposto de valor fixo.
Registar pagamento: este botão permite-lhe registar qualquer pagamento e reembolso manualmente.
💡 Se estiver a utilizar o Pagamentos Little Hotelier (o nosso portal de pagamentos), verá um botão adicional chamado Processar pagamento.
Se não guardou a sua reserva, clique em Guardar, no canto inferior direito.
Como aplico um desconto a uma reserva?
Os descontos podem ser aplicados no separador de Dados de cada reserva. Pode optar por aplicar um desconto com base no nível de quarto ou por diária.
⚠️ Só pode selecionar uma forma de aplicar o seu desconto.
Aplicar um desconto com base no nível do quarto:
Clique no símbolo do montante/percentagem para escolher entre aplicar um montante ou uma percentagem (%) de desconto
Introduza o valor do desconto
Para aplicar um desconto por diária:
Clique na seta para baixo ao lado de Desconto. Será apresentado o preço por diária
⚠️ A seta para baixo não é visível para reservas de uma noiteClique no símbolo do montante/percentagem para escolher entre montante ou percentagem (%)
Introduza o valor do desconto
💡Diferentes diárias podem ter uma combinação de descontos de percentagem e montante.
➕ Ao aplicar uma percentagem de desconto (%), esta será descontada do total do Quarto, não do total da reserva.
A minha reserva foi criada. O que são estas novas opções apresentadas?
Assim que clicar em Guardar, é criada a nova reserva. A janela de reserva apresenta novas informações e opções:
É gerado um número de referência da reserva (ou número de reserva) e apresentado na parte superior da janela de reserva. As reservas manuais e as reservas provenientes do seu sistema de reservas diretas começam sempre por 'LH' e são seguidas de um número.
Aparecerão novos separadores junto do separador Dados, onde pode introduzir as seguintes informações adicionais:
Hóspedes
Inclusões
Itens extra
Pagamentos
Notas
Faturas
As novas opções e botões também aparecem no separador de Dados:
Manter as tarifas para as datas existentes
Duração da estadia
Estado da reserva
Botão Adicionar hóspedes
Botão Imprimir
Botão E-mail